شرکت تجارت نوین که قبلا خریدهایی از دو شرکت نیلپر و سنا پویان داشته، حال اقدام به پرداخت دو فقره چک جهت تسویه فاکتورها نموده است. ثبت حسابداری موارد مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
بعضی مواقع لازم است که در کنار مبالغ بدهکار و بستانکار در سطرهای سند، مقدار (تعداد)، بدهکار یا بستانکار نیز درج شود تا آماری از میزان خرید یا فروش یا حتی موجودی انبار داشته باشیم.
در این مواقع نیاز است ابتدا حساب یا تفصیلی مورد نظر را واجد شرایط درج مقدار یا تعداد نماییم (در تعاریف اولیه مطابق تصویر اول) سپس در هنگام ورود اطلاعات در محیط سند مقدار متناظر با آن سطر از سند را در قسمت جانبی سطر، درج نماییم (مطابق تصویر دوم).
از آنجا که شرکت تجارت نوین یک شرکت بازرگانی می‌باشد، اقدام به خرید چند دستگاه لوزم خانگی از نمایندگی مرکزی سامسونگ جهت نگهداری در انبار و سپس فروش می‌نماید.
توجه نمایید که کلیه ثبت‌ها بصورت دایمی می‌باشد، برای آشنایی با روش دایمی و تفاوت آن با ادواری به لینک زیر مراجعه نمایید.
نحوه ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
شرکت تجارت نوین تصمیم به خرید تعدادی میز و صندلی اداری برای واحدهای مختلف شرکت می‌گیرد و از شرکت نیلپر درخواست ارائه پیش فاکتور می‌نماید، پس از مطالعه پیش فاکتور و تائید آن، فاکتور رسمی توسط شرکت نیلپر ارسال می‌شود. برای آشنایی با نحوه ثبت مالیات و عوارض به لینک زیر مراجعه نمایید.
نحوه ثبت و محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر است.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
تنخواه‌دار شرکت (آقای کریم منزوی) به بانک تجارت رفته و اقدام به وصول چکی که چند روز پیش بابت شارژ تنخواه گرفته بود می‌نماید. ثبت رخداد مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید.
آقای کریم منزوی به عنوان تنخواه‌دار شرکت انتخاب می‌شود و مبلغ 40000000 ریال به عنوان تنخواه از حساب بانک تجارت بابت شارژ تنخواه به ایشان پرداخت می‌شود، حال اقدام به ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا می‌نماییم.
قبل از ثبت سند مذکور برای آشنایی با روش‌های ثبت سند مرتبط با تنخواه گردان می‌توانید به لینک مقابل مراجعه نمایید:
تنخواه گردان و روش‌های ثبت حسابداری آن
حال نحوه تنظیم سند مذکور را در سیستم مالی نوسا با هم می‌بینیم. (برای مشاهده تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
پیش از این در پست‌های قبلی با تنظیم سند اختتامیه آشنا شدیم. همانطور که قبلا ملاحظه نمودید سند اختتامیه بصورت اتوماتیک و بسادگی تنظیم شد، منطقی می‌باشد که سند افتتاحیه نیز مانند سند اختتامیه بصورت اتوماتیک اما متناظر با سطرهای سند اختتامیه تنظیم شود، برای تنظیم سند افتتاحیه در سیستم مالی هدیه نوسا مطابق مراحل زیر ابتدا یک سال مالی جدید تشکیل می‌دهیم سپس اقدام به تنظیم یک سند افتتاحیه جدید با معکوس نمودن مبالغ سطرهای سند اختتامیه می‌نماییم و در نهایت شرح سطرهای سند را بصورت یکباره مطابق با شرح مورد نیاز خود تنظیم می‌نماییم.
همانطور که مستحضر هستید در سیستم های مکانیزه مالی نیاز نیست که بصورت دستی اقدام به تنظیم سند اختتامیه نماییم، برای تنظیم سند اختتامیه در سیستم مالی هدیه نوسا می‌توانید مراحل زیر را کنترل و اجرا نمایید تا کلیه حسابها و تفصیلی‌هایی که دارای مانده در سال جاری هستند بسته شده و مانده آنها صفر گردد و آماده انتقال در قالب سند افتتاحیه به سال آتی گردند.
گاها نیاز می‌شود در هنگام ثبت اسناد مالی در سیستم هدیه نوسا، اقدام به درج تاریخ سر رسید چک و شماره چک نماییم. در این شرایط هنگام ورود اطلاعات در هر کدام از سطرهای سند، می‌بایست به قسمت جانبی سطرهای سند رفته و مطابق شکل زیر اقدام به ورورد اطلاعات نماییم.
پس از ورود اطلاعات در سطرهای سند، حال نیازمند آن هستیم که از اطلاعات وارد شده گزارش تهیه نماییم، برای این منظور در تمام گزارشات سیستم مالی هدیه نوسا به قسمت شرایط رفته و مطابق شکل زیر اقدام به انتخاب شرط مورد نظر نمایید.
پس از اینکه شرکت تاسیس شد حال زمان آن رسیده تا محلی برای شروع کار توسط سهام داران شرکت اجاره شود، آقای کامران احمدی محلی را در خیابان هفت تیر اجاره می‌نماید و با مالک ساختمان به توافق یکساله به شرح زیر می‌رسند.
مبلغ اولیه ودیعه (رهن): 700000000 ریال
اجاره هر ماه: 10000000 ریال
که قرار می‌شود طی چهار فقره چک مبلغ فوق پرداخت گردد: یک فقره چک به تاریخ روز بابت ودیعه و 3 فقره چک به توالی 3 ماهه (تاریخ اولین چک از 2 خرداد).
نحوه ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد:
پس از اقدام به تاسیس شرکت، حال نیاز است، حساب بانک تجارت که مختص شرکت افتتاح شده، برای هزینه‌های جاری شرکت شارژ شود، در واقع می‌خواهیم از این به بعد، مخارج مربوط به شرکت را از حساب خود شرکت پرداخت نماییم، نه از حساب اشخاص وابسته (سهامداران شرکت). بنابراین لازم است ابتدا حساب جاری بانک تجارت توسط خود سهامداران شارژ شود. برای این منظور هر یک از سهامداران به ترتیب زیر اقدام به واریز وجه نقد به حساب بانک تجارت می‌نمایند.
خانم ساغر احمدی : آورده نقدی 50000000
آقای کامران احمدی: آورده نقدی 100000000
آقای اکبر محمدی: آورده نقدی 200000000
در ادامه با نحوه ثبت سند فوق در سیستم مالی هدیه نوسا آشنا خواهیم شد
در پست‌های قبلی ملاحظه نمودید که قبل از ثبت رسمی شرکت یک سری از هزینه‌ها رخ می‌دهد که سهام دارن آتی شرکت از حساب شخصی خود برای پرداخت آنها استفاده نمودند و این گونه هزینه‌ها به عنوان هزینه دوره لحاظ گردید (طبق استاندادرد شماره 17 حسابداری). در واقع افتتاح یا شروع کار حسابداری یک شرکت با ثبت هزینه های قبل از تاسیس می‌باشد.
حال شرکت با نام تجارت نوین در تاریخ 12/12/*9 ثبت شده و در روزنامه رسمی منعکس شده است و سهام داران یعنی آقای اکبر محمدی، آقای کامران احمدی و خانم ساغر احمدی هرکدام تعدادی از سهام را می‌بایست اتخاذ نمایند.
طبق مدارک ارسالی از طرف شرکت ثبت رسالت (شرکتی که مسئولیت ثبت شرکت را برعهده داشت) شرکت تجارت نوین به شماره ثبت 93021 با سرمایه اسمی 100000000 ریال شامل 10000 سهم به ارزش هر سهم 10000 ریال ثبت گردید و به قرار زیر هر کدام از سهامداران اقدام به خرید سهام نمودند.
آقای اکبر محمدی 40 سهم
آقای کامران احمدی 50 سهم
خانم ساغر احمدی 10 سهم
همچنین شرکت اقدام به افتتاح حساب شماره 1254 در بانک تجارت شعبه سپهبد قرنی می‌نماید، در واقع افتتاح این حساب به این علت است که طبق قانون 35 درصد سهام اسمی باید نقدا توسط سهام داران شرکت به نسبت میزان سهام اتخاذ شده به حساب بانک واریز شود
در ادامه با ثبت حسابداری مرتبط با موارد مذکور آشنا خواهیم شد. همجنین برای آشنایی با نحوه ثبت حسابداری مرتبط با شرکت‌های سهامی می‌توانید بر روی لینک زیر کلیک نمایید.
اگر اقدام به تهیه پشتیبان نموده اید و لازم شده است که فایل حاوی بکآپ اطلاعات را بازگردانی نمایید. می‌توانید مسیر زیر را در سیستم مالی هدیه نوسا دنبال نمایید.
1- ابتدا وارد منوی مدیریت سیستم هدیه نوسا شوید.
2- سپس گزینه بازیابی پشتیبان را انتخاب نموده و از مسیری که بک آپ را در آن ذخیره نموده‌ایم، اقدام به بازیابی آن می‌نماییم.
نکته : دقت نمایید که با بازیابی پشتیبان، کلیه اطلاعات قبلی سیستم اطلاعاتی پیش رویمان را پاک می‌نماید و کل اطلاعات فایل پشتیبان را جایگزین آن می‌نماید.
همانطور که مستحضرید، اطلاعات مالی جزء اطلاعات مهم و تاثیر گذار در تصمیم گیری سازمان می‌باشد و گزارشگیری بهنگام از رخدادهای مالی بسیار حائز اهمیت می‌باشد. حال فرض کنید یک حسابدار، زحمت کشیده و چندین ماه و یا چندین سال ثبت سند انجام داده، حال به دلایل مختلف مثلا سوختن هارد، اطلاعات مالی از بین می‌رود. برای پیشگیری از اتفاق صورت گرفته چه باید کرد؟ در این حال یک حسابدار فهیم با توجه به میزان و اهمیت رخدادهای مالی ثبت شده اقدام به تهیه پشتیبان یا backup از اطلاعات ثبت شده می‌نماید. اما چگونه در سیستم مالی هدیه نوسا اقدام به تهیه بک آپ می‌نماییم؟ در ادامه مراحل تهیه پشتیبان در سیستم هدیه نوسا را باهم ملاحظه می‌نماییم.
1- وارد منوی مدیریت سیستم هدیه نوسا می‌شویم.
2- سپس از منوی عملیات وارد قسمت تهیه پشتیبان شده و اقدام به تهیه بک آپ می‌نماییم.
3- حال پس از انتخاب مسیر ذخیره بک آپ و قرار دادن یک نام منحصر به فرد (پیشنهاد بر این است که برای شناسایی و طبقه بندی بهتر از تاریخ به عنوان نام استفاده نمایید مثلا 13931205 یعنی بک آپ مربوط به 5 اسفند 93) اقدام به ذخیره پشتیبان می‌نماییم.
4 - در صفحه پیش روی ما، اگر امنیت بک آپ ذخیره شده برای ما حائز اهمیت است و بخواهیم بک آپ فقط و فقط بر روی این سرور (کامپیوتری که بک آپ بر روی آن ذخیره می‌شود) بازیابی شود. تیک بازیابی فقط بر روی این سرور میسر باشد را می‌زنیم. و اگر بخواهیم یک پسورود منحصر به فرد برای بکاپ در نظر بگیریم که بدون وارد کردن آن بازیابی میسر نباشد، تیک بازیابی فقط با کلمه عبور زیر میسر باشد را زده و یک کلمه عبور منحصر به فرد به آن اختصاص می‌دهیم.
5- اگر می‌خواهید اطمینان خاطر پیدا نمایید که فایل پشتیبان گرفته شده به درستی اتخاذ شده است می‌توانید مطابق شکل زیر فایل مذکور را از مسیر ذخیره شده انتخاب و بررسی نمایید.
در این قسمت فایلی در اختیار شما قرار می‌گیرد که بصورت اجمالی با امکانات کلیدی و متمایز سیستم مالی یکپارچه نوسا آشنا خواهید شد.
برای دانلود فایل مذکور بر روی لینک دموی سیستم مالی یکپارچه نوسا کلیک نمایید. در ادامه این پست نحوه استفاده از فایل مذکور خدمتتان توضیح داده خواهد شد.
من یک حسابدار نیستم، ولیکن در تعامل چندین ساله با حسابداران عزیز دریافتم
که حسابداری علم نظم بخشیدن است، نظم بخشیدن به موجودی ناآرام تحت عنوان
پول، هدایت و کنترل این موجود سرکش در بستری متلاطم در میان حسابها؛ رام
نمودن این موجود سبب تعالی شرکت و اسیر آن شدن موجب زوال شرکت می‌شود.
یک
حسابدار فهیم در هدایت جریان وجوه نقد در مسیر پر پیچ و تاب اسناد باید
حداکثر درایت خود را به خرج دهد که ثبت رخدادها از مسیر امن خود خارج نشود
زیرا طغیان این حجم اطلاعات سبب بروز خساراتی جبران ناپذیر به ساختار مالی
شرکت می‌شود.
هر چه اطلاعات مالی شرکت منسجم‌تر و منظم‌تر ثبت،
هدایت و کنترل شود نتایج بهینه تری عاید شرکت خواهد شد که این نتایج در
قالب گزارشات مالی نمود پیدا می‌کند. هدایت این موجود نا آرام تحت عنوان
پول، منجر به زنده شدن ساختار مالی و در نهایت پویایی سازمان می‌شود که خود
جذب کننده دیگر وجوه نقد در قالب سود با کیفیت می‌باشد، که این امر سبب
حرکت رو به جلوی شرکت می‌شود. این است مسئولیت یک حسابدار مجرب به عنوان
انسجام دهنده ساختار مالی یک بنگاه اقتصادی.
در دنیای آشفته امروز، نظم بخشیدن به ساختارهای نامتقارن یک ارزش است و این ارزش‌آفرینی هنری است ماندگار.
برای محافظت اسناد از اصلاح در سیستم مالی نوسا 3 روش پیش روی ماست، در روش اول که از آن به عنوان ثبت قطعی (غیر قابل بازگشت نام می‌بریم) معمولا در مواقعی به کار می‌رود که کاربر چندین دوره مالی بصورت تلفیقی در یک پایگاه داده داشته باشد و بنا به دلایلی یک دوره خاص یا چندین دوره را از هر گونه اصلاحی محافظت نماید. در این حالت ابتدا از سیستم خود بک آپ (پشتیبان تهیه می‌نماییم) سپس با استفاده از مسیر زیر اقدام به ثبت قطعی می‌نماییم.
در ادامه با روش‌های دیگر حفاظت اسناد که قابل بازگشت توسط کاربر (شخصی که دسترسی دارد) است، آشنا خواهیم شد.
در سیستم مالی نوسا برای حذف اسناد از منوی مربوط به آن که در زیر ملاحظه می‌نمایید، استفاده می‌نماییم. در این حالت سندی که قصد حذف آن را داریم در پیش روی ما ظاهر می‌شود سپس با استفاده از آیکون 
اقدام به حذف سند می‌نماییم.
در بسیاری از مواقع، وقتی یک شخص یا یک شرکت را احضار می‌نماییم، نیاز است اطلاعات تکمیلی آن از جمله دفتر تلفن و نشانی، کد پستی، کد اقتصادی و.. را در اختیار داشته باشیم.
برای این‌کار از طریق منوی حساب - درخت تفصیلی‌ها - تفصیلی مورد نظر را انتخاب می‌نماییم، سپس در قسمت مربوط به دفتر تلفن و نشانی وارد محیط مربوط به دفتر تلفن و نشانی شده و مشخصات لازم را تکمیل می‌نماییم.
در پست‌های قبلی با چگونگی تعریف حساب و تفصیلی و ارتباط حسابها با تفصیلی‌ها آشنا شدیم. در این پست قصد داریم نکات تکمیلی مربوط به حساب و تفصیلی که در تدوین یک حساب در قسمت واحدها - بخش‌ها و کنترل وجود دارد و هچنین چگونگی درج یادداشت یا شرح استاندارد برای یک حساب یا تفصیلی را بررسی نماییم.
همانطور که در پست‌های قبلی ملاخظه نمودید برای شروع کار با سیستم حسابداری نیاز به تعریف حسابها و تفصیلی‌ها داریم، همچنین با توجه به استفاده از سیستم نرم‌افزاری خوش تعریف نوسا، با تفصیلی یونیک نیز آشنا شدیم، از آنجا که یکی از مزایای درخت تفصیلی مستقل، شناور بودن آن می‌باشد. علاوه بر تعریف حساب و تفصیلی باید مشخص نماییم چه حسابی با چه تفصیلی‌هایی مرتبط است. پس مراحل کار را به شرح زیر دنبال خواهیم نمود.
الف - تعریف حسابها
ب - تعریف تفصیلی‌ها
ج - ارتباط حساب با تفصیلی‌ها
الف: تعریف حساب: برای تعریف حساب در سیستم مالی نوسا به شکل زیر اقدام می‌نماییم.
همانطور که مستحضرید، سیستم‌های نرم‌افزاری برای پردازش اطلاعات نیازمند دسترسی و استفاده از داده‌ها می‌باشند، پس برای آنکه بتوان از سیستم استفاده نماییم، با توجه به نوع پایگاه داده‌ای که برای نرم‌ا‌فزار استفاده شده است، ابتدا باید اقدام به نصب پایگاه داده مربوطه نماییم.
سیستم مالی هدبه نوسا نیز برای راه اندازی نیازمند پایگاه داده‌ای تحت عنوان Microsoft SQL Server می‌باشد که نسخه‌ای از آن که حجم کم ولی کارایی لازم برای کار با سیستم هدیه را دارد در کنار فایل‌های مربوط به نصب نرم افزار وجود دارد.
نکته مهم:قبل از اقدام به نصب sqlserver برای اینکه احیانا در طول نصب sql با پیغام اخطار مواجه نباشیم، سطح اخطار دهی ویندوز را از طریق مسیر زیر به حداقل می‌رسانیم.
حال برای نصب sqlserver اگر سی دی نرم افزار هدیه نوسا در اختیارتان هست فایل autorun را اجرا نمایید و همانند تصاویر زیر مراحل را انجام دهید. در غیر این صورت از طریق لینک Microsoft SQL اقدام به نصب آن نمایید.
پس از اتمام فرآیند مذکور یک بار سیستم عامل خود را ریست نمایید.
اما چگونه اطمینان حاصل نماییم که sqlserver نصب شده است؟
پس از نصب sqlserver آیکنی در گوشه سمت چپ صفحه نمایش شما ظاهر می‌شود که شبیه ساختمان می‌باشد که اگر مثلث سیز رنگ کنار آن باشد یعنی روشن است و آماده کار می‌باشد.
پس از اطمینان از نصب Sql Server، اقدام به نصب سیستم مالی یکپارچه نوسا نمایید.
پس از اتمام فرآیند نصب نرم افزار معمولا در مسیری که ویندوز را در آن نصب نموده اید پوشه ای به نام nosa وجود دارد که فایل مربوط به سیستم هدیه نوسا در آن مسیر قرار دارد که باید آن را اجرا نمایید.(همچنین فایل اجرایی برنامه برروی دسکتاپ شما نیز فعال است که می‌توانید برای کار از آن هم استفاده نمایید.)
نکته مهم : امکان دارد در زمان اجرای نرم افزار نوسا (بخصوص در ویندوز 8) با پیغام زیر مواجه شوید.
در این شرایط از طریق زیر سطح دسترسی را تغییر دهید تا مشکل ارتباط با پایگاه داده برطرف شود.
همچنین امکان دارد تنظمیات زبان فارسی بر روی سیستم عامل شما بدرستی انجام نشده باشد، در این شرایط می‌توانید از طریق لینک زیر، تنظیمات مربوط به زبان فارسی سیستم عامل را انجام دهید.
آموزش تنظیمات زبان فارسی در ویندوز
پس از اجرای فایل مربوط به سیستم هدیه نوسا تحت عنوان AccXPClt-Gift، مسیر زیر را دنبال می‌نماییم.
.
نکته مهم : آیتم اتصال به سرور زمانی کاربرد دارد که قفل سخت افزاری سیستم مالی یکپارچه نوسا در اختیار کاربر قرار داشته باشد، پس از این گزینه عبور می‌نماییم.
وقتی برای بار اول اقدام به استفاده از سیستم هدیه نوسا می‌نمایید با پیغام زیر مواجه می‌شوید:
پیغام :
راه حل :
تصویب پیغام/ وارد شدن در منوی مدیریت سیستم هدبه نوسا/ منوی سیستم / نصب پایگاه حاوی تعاریف پایه
حال برای شروع به کار لازم می‌باشد دایرکتوری یا سیستم اطلاعاتی که قرار است در آن ثبتهای حسابداری خود را وارد نماییم به سیستم معرفی نماییم.
حال آماده کار با محیط کاربری سیستم هدیه نوسا هستیم پس وارد محیط اتصال به سیستم هدیه نوسا می‌شویم.
در این مرحله نیازمند آن هستیم برای آنکه کاربر مجاز به ثبت رخدادهای مالی باشد و با پیغام زیر مواجه نشود، کاربر را به سیستم مالی هدیه نوسا معرفی نماییم.
برای معرفی کاربر مطابق مسیر زیر رفتار می‌نماییم.
با تعریف کاربر، همه چیز فراهم شده است که از امکانات سیستم مالی هدیه نوسا برای ثبت رخدادهای مالی و گزارشات حاصله استفاده نماییم.
ابتدا وارد Control Panel شده و سپس گزینه Region And Language را انتخاب نمایید.
حال در صفحه ای که باز می شود روی سربرگ Format کلیک کرده و در قسمت Format آیتم Persian انتخاب نمایید.
سپس روی سربرگ Location کلیک کرده و در قسمت Current Location آیتم Iran را انتخاب کنید.
سپس روی سربرگ Administrative کلیک کرده و دکمه Chang system Local… را بزنید و در قسمت Current System Local ، Persian را انتخاب کنید.
