در پست‌های قبلی با چگونگی تعریف حساب و تفصیلی و ارتباط حساب‌ها با تفصیلی‌ها آشنا شدیم. در این پست قصد داریم نکات تکمیلی مربوط به حساب و تفصیلی که در تدوین یک حساب در قسمت واحدها - بخش‌ها و کنترل وجود دارد و هچنین چگونگی درج یادداشت یا شرح استاندارد برای یک حساب یا تفصیلی را بررسی نماییم.
قسمت واحدها و بخش‌ها:
الف: بخش: اگر شرکتی دارای چندین واحد سازمانی، یا چندین شعبه مختلف می‌باشد و می‌خواهد حیطه دسترسی و کاربری هر کدام از قسمتها را نسبت به حساب یا تفصیلی محدود نماید باید از این قسمت استفاده نماید و تیک عدم وابستگی به بخش را بر دارد و حساب یا تفصیلی مورد نظر را به بخش مربوطه وابسته نماید.
ب: پذیرش مقدار - تعداد: بعضی مواقع کاربران نیازمند آن هستند که در کنار درج مبلغ بدهکار یا بستانکار برای یک حساب یا تفصیلی، مقدار یا تعداد را نیز وارد نماییم، برای فعال شدن این امکان در محیط سند لازم است که در این محیط وضعیت مذکور را فعال نماییم.
ج: پذیرش عملیات ارزی: بعضی حساب‌ها و تفصیلی‌ها نیازمند آن هستند که علاوه بر درج مبلغ ریالی، مبلغ ارزی نیز برای آنها در محیط سند درج شود. برای این منظور امکان پذیرش عملیات ارزی برای حساب یا تفصیلی مورد نظر باید فعال گردد.
قسمت کنترل:
الف: میزان اعتبار: گاها نیاز است که برای یک حساب یا تفصیلی اعتبار اولیه مشخص شود، تا اگر احیانا در ثبت‌های مالی از این اعتبار مشخص شده عبور نمودیم در گزارشگیری موارد مذکور را مشاهده و کنترل نماییم.
ب: کنترل عملیات: در این قسمت میتوانید بر روی گردش یا مانده رخدادهای مالی کنترل‌های لازمه را اجرایی نمایید.
اگر مشخص نمایید حساب یا تفصیلی فقط باید گردش بدهکار یا بستانکار داشته باشد، در ثبت سند، مجاز به ثبت رخدادی مغایر با تعریف صورت گرفته نخواهید بود. مثلا اگر مشخص کرده باشید که حساب باید گردش بدهکار داشته باشد در ثبت سند مربوط به حساب مذکور نمی‌توانید ثبت بستانکار درج نمایید.
اگر مانده یک حساب یا تفصیلی را با استفاده از آیتم مذکور کنترل نماییم، فقط در زمان گزارشگیری میتوانید مواردی که بر خلاف ماهیت تعریف شده دارای مانده می‌باشد را ملاحظه و کنترل نماییم.
ج: حساب دارای تاریخ سررسید است: اگر تاریخ سررسید اجباری باشد از آیتم را فعال می‌نماییم.
د: حساب مسدود است: اگر بخواهیم که هیچ گونه گردش بدهکار یا گردش بستانکاری برای یک حساب خاص نتوانیم در محیط سند درج نماییم، از این امکان استفاده می‌نماییم.
همچنین می‌توانیم در این قسمت، نوع حساب را از منظر ترازنامه، سود و زیان، منابع، مصارف و موجودی کنترل نماییم و در گزارشگیری از این امکان استفاده نماییم.
قسمت یادداشت و شرح استاندارد:
بسیاری از مواقع در هنگام ثبت اسناد با شرح‌هایی روبه رو هستیم که بسیار پر کاربرد هستند و درج تکراری آنها وقت‌گیر و گاها ملال‌آور می‌باشد. برای مدیریت این موضوع از منوی مذکور که جزو تعاریف اولیه سیستم و در منوی حساب میبشد استفاده می‌نماییم.
