تنخواه‌گردان و روش‌های ثبت حسابداری آن

دو روش پیش روی ماست: 1- تنخواه گردان با مبلغ ثابت، 2- تنخواه گردان با مبلغ متغیر

الف- تنخواه گردان با مبلغ ثابت:

در این روش، حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شده و طى چکى به مسوولین تنخواه گردان پرداخت مى گردد. به عنوان مثال فرض کنید شرکت بهار با پرداخت مبلغ 100000 ریال به آقاى الف تنخواه گردانى ایجاد نماید. در این موقع معادل مبلغ چک، حسابى به نام تنخواه گردان بدهکارو حساب بانک به همین مبلغ بستانکار مى شود.

ثبت فوق به شرح زیر است.

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1x13 14/1	حساب تنخواه گردان              حساب بانک بابت پرداخت به آقاى الف جهت تنخواه گردان		100000	100000

مسئول از محل مبلغ دریافتى، هزینه هاى انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته این هزینه ها را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابدارى ارائه مى نماید. دایره حسابدارى پس از رسیدگى به مدارک و حصول اطمینان، چکى معادل هزینه هاى انجام شده صادر و به مسوول تنخواه گردان تسلیم مى نماید.

معمولا مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالى یا هنگام تعویض متصدى تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز و اسناد هزینه هاى انجام شده توسط تنخواه به دایره حسابدارى ارائه مى گردد تا این هزینه ها به درستى در دوره مربوطه ثبت گردند. هرگاه تصمیم به افزایش تنخواه گردان گرفته شود، حساب تنخواه گردان یکبار دیگر معادل مبلغ دریافتى توسط مسوول تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک بستانکار مى گردد. در هنگام کاهش مبلغ تنخواه گردان، حساب بانک یا صندوق یا هزینه ها بدهکار و معادل آن، حساب تنخواه گردان بستانکار مى گردد.

ب- تنخواه گردان متغیر

نوع دیگر تنخواه گردان بدین طریق است که مبلغى به عنوان تنخواه گردان طى چکى به مسوول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد مربوط به هزینه ارائه مى شود از حساب وى کسر مى گردد. مبلغ پرداختى به مسوول تنخواه گردان بابت تجدید آن، در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وى مى باشد. البته در این نوع تنخواه گردان پرداخت وجه لزوما همزمان با ثبت هزینه هاى انجام شده، نبوده، بلکه پرداخت وجه با درخواست از طرف مسوول تنخواه گردان صورت مى گیرد. ثبت ایجاد تنخواه همانند ثبت اول در روش تنخواه با مبلغ ثابت مى باشد.

اما در صورت انجام هزینه ها توسط مسوول تنخواه گردان ثبت هاى زیر انجام مى شود، براى مثال آقاى الف در تاریخ 18 فروردین اسناد و مدارک مثبته اى دال بر انجام هزینه ملزومات به مبلغ 140000ریال و تعمیرات وسائط نقلیه به مبلغ 200000ریال به دایره حسابدارى ارائه نمود. پس از بررسى مدارک فوق و حصول اطمینان از صحت مدارک، ثبت زیر در دفاتر شرکت صورت پذیرفت(فرض شده است که تنخواه گردانی به مبلغ 500000 ریال به آقاى الف واگذار شده است):

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
18/1	حساب هزینه ملزومات حساب هزینه تعمیر وسائط نقلیه                      حساب تنخواه گردان بابت هزینه هاى انجام شده از محل تنخواه گردان		140000 200000	340000

حال چنانچه آقاى الف وجه نقد درخواست نماید معادل مبلغ پرداخت شده به آقاى الف حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک بستانکار مى گردد. فرض کنید آقاى احمدى در تاریخ 21 فروردین ماه مبلغ 400000 ریال وجه نقد درخواست نماید. ثبت لازم در این تاریخ به شرح زیر خواهد بود:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
21/1	حساب تنخواه گردان            حساب بانک پرداخت به آقاى الف بابت تنخواه		400000	400000

 

به این ترتیب حساب تنخواه گردان مرتبا بدهکار و بستانکار مى گردد. در پایان دوره مالى و در صورت تعویض متصدى تنخواه گردان مانند روش تنخواه گردان با مبلغ ثابت برخورد خواهد شد، توجه به این نکته که در صورت وجود اسناد هزینه ابتدا مى بایست هزینه ها در دفاتر ثبت شده و سپس مراتب بعدى انجام شود.