سوال شماره 1: تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت را با ذکر مثال توضیح دهید.
سوال شماره 2: تفاوت تفصیلی با سایر حسابها را توضیح دهید و مزایای بکارگیری تفضیلی شناور را بیان نمایید.
سوال شماره 3: در سیستم مالی نوسا چند روش برای محافظت از اسناد ثبت شده وجود دارد و مسئولیت تایید و نهایی کردن اسناد به عهده کیست؟
سوال 1-پیش پرداخت: پیش‌پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قراردادها طبق مقررات و تشخیص رئیس موسسه یا مقامات مجاز از طرف ایشان پیش از انجام تعهد صورت میگیرد )ماده 28 قانون محاسبات عمومی) پیش پرداخت یک نوع دارایی محسوب می شود و یک نوع حساب دایمی است که در قالب حسابهای سنواتی به سال های بعد منتقل می گردد
برای مثال مبلغ اجاره ماههای آینده یا هزینه بیمه ماههای آینده که پرداخت کرده ایم ولی هنوز در قبال این پرداخت خدمت یا کالایی دریافت نشده است.
علی الحساب: عبارت است از پرداختی که به‌منظور ادای قسمتی از
تعهد با رعایت مقررات صورت میگیرد .
(ماده 29 قانون محاسبات عمومی) علی الحساب یک نوع حساب دایمی
است که همانند پیش پرداخت در قالب حسابهای سنواتی به سال بعد منتقل می شود .
برای مثال پیمانکار که پروژه ای انجام می دهد برای جبران بخشی از هزینه ها و خدمتی که انجام داده است مبلغی تحت عنوان علی الحساب به او داده می شود تا تسویه نهایی در آینده انجام شود.
سوال 2-درخت حسابها که شامل طبقه-گروه-کل-معین و معین در معین میباشد ولی درخت تفصیلی به دلیل ویژگی های خاص آن جدا از آن ها است که عبارت اند از:1-تفصیلی به تنهایی ماهیت بدهکار یا بستانکار ندارد.
2-برای گزارش درون سازمانی است. 3-برای هر شرکتی منحصر به فرد است.
فایده تفصیلی شناور این است که در حسابهای مختلف گردش دارد.برای مثال لازم نیست آقای X را هم در سرفصل بدهکاران و هم بستانکاران تعریف کنیم که مغایرتهایی ایجاد شود
سوال 3-دو روش برای حفاظت اسناد وجود دارد:1-در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.
2-در منوی سند گزینه ثبت قطعی(و غیر قابل بازگشت )اسناد آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم و مثل مورد یک قابل تغییر نیست.
مسئولیت تایید اسناد به عهده حسابرس داخلی و مسئولیت نهایی کردن آن به عهده مدیر مالی است.پاسخ سوال 1)پیش دریافت یعنی مبلغ دریافتی بابت کاری است که هنوز انجام نشده ولی علی الحساب بابت بخشی از کار انجام شده می باشد.
آقای محمدی در تاریخ 94/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید. چون مبلغ اجاره پرداختی ۱۰ ماهه بوده (یعنی ۹ ماه در سال 94 و یک ماه در سال 95) بنابراین باید در پایان سال قبل از این که حساب ها بسته شوند مقداری از مبلغ پیش پرداخت که به هزینه تبدیل شده، محاسبه می شود.
شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
پاسخ سوال2)تفصیلی به تنهایی و بدون حساب مرتبط با آن دارای ماهیت مالی نمی‌باشد/زمانی که حساب تفصیلی با بعضی از حسابهای مربوط به آن ارتباط برقرار کند.
پاسخ سوال3)سه روش که شامل زیر میباشد:
1)قطعی و غیر قابل بازگشت
2)حفاظت اسناد قبلی از اصلاح
3)تایید و نهایی کردن
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
پاسخ سوال 1)
در
قانون محاسبات
عمومی پیش‌پرداخت
و علی‌الحساب
به شرح
زیر تعریف
شده است
:
ماده 28
– پیش‌پرداخت
عبارت است
از پرداختی
که از
محل اعتبارات
مربوط بر
اساس احکام
و قراردادها
طبق مقررات
پیش از
انجام تعهد
صورت می
گیرد.
ماده 29
– علی‌الحساب
عبارت است
از پرداختی
که به‌منظور
ادای قسمتی
از تعهد
با رعایت
مقررات صورت
میگیرد
پیش پرداخت و علی الحساب از این نظر متفاوتند که معمولا در پیش پرداخت کاری یا خدمتی انجام نشده و به مرحله تعهد نرسیده است، و در برابر اخذ ضمانت نامه ی معتبر به پیمانکار طبق قرار داد پرداخت می شود.
در صورتیکه علی الحساب به منظور پرداخت قسمتی از کارهای انجام شده یا کالای خریداری شده یا خدمات انجام یافته است. پیش پرداخت ها در طرح های عمرانی عمدتأ در مراحل اولیه کار به منظور تقویت پیمانکار برای اجرای عملیات پرداخت می شود ولی علی الحساب ها برای قسمتی از کارهای انجام شده یا صورت وضعیت های ارائه شده ( به علت عدم مبادله موافقت نامه یا تخصیص نیافتن اعتبار ) پرداخت می شود.
پیش پرداختها در سالی که به مرحله تعهد می رسد و علی الحسابها در سالی که تسویه می شود، از یک طرف به پای پیش پرداخت یاعلی الحساب حسب مورد و از طرف دیگر به حساب هزینه قطعی سنواتی محسوب و در صورت حساب عملکرد سالانه بودجه کل کشور منظور می شود. دستورالعمل حسابداری این ماده در اجرای ماده (128) قانون محاسبات عمومی کشور با توجه به مفاد ماده (102) قانون مذکور توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی تهیه و ابلاغ شده یا خواهد شد.
پاسخ سوال 2)
درخت حسابها که شامل طبقه- گروه- کل- معین و معین در معین میباشد ولی درخت تفصیلی به دلیل ویژگی های خاص آن جدا از آن ها است که این ویژگی ها عبارت اند از:
1- تفصیلی به تنهایی ماهیت مالی( بدهکار یا بستانکاربودن) ندارد.
2- برای گزارش درون سازمانی است.
3-برای هر شرکتی منحصر به فرد است.
تفصیلی شناور : به کد هایی در کدینگ اطلاق میشود که در حسابهای مختلف گردش دارند و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف میشدند و هم حجم کدینگ را بالا میبردند و هم گزارشات را پیچیده میکردند بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند .
مثلا اگر آقای الف را در نظر بگیریم که هم در سرفصل بدهکارن و هم در سرفصل بستانکاران گردش دارد در در روش های قدیمی یکبار در سرفصل بدهکارن تعریف و یکبار دیگر در سرفصل بستانکاران تعریف میشد و حسابدار برای گزارشگیری مثلا تراز باید دوبار تراز این شخص را می گرفت و سپس آن دو را مقایسه و تراز نهایی را بدست میاورد.
پاسخ سوال 3)
سه روش که شامل زیر میباشد:
1) قطعی و غیر قابل بازگشت (در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.)
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالیپاسخ سوال 1)
در
قانون محاسبات
عمومی پیش‌پرداخت
و علی‌الحساب
به شرح
زیر تعریف
شده است
:
ماده 28
– پیش‌پرداخت
عبارت است
از پرداختی
که از
محل اعتبارات
مربوط بر
اساس احکام
و قراردادها
طبق مقررات
پیش از
انجام تعهد
صورت می
گیرد.
ماده 29
– علی‌الحساب
عبارت است
از پرداختی
که به‌منظور
ادای قسمتی
از تعهد
با رعایت
مقررات صورت
میگیرد
پیش پرداخت و علی الحساب از این نظر متفاوتند که معمولا در پیش پرداخت کاری یا خدمتی انجام نشده و به مرحله تعهد نرسیده است، و در برابر اخذ ضمانت نامه ی معتبر به پیمانکار طبق قرار داد پرداخت می شود.
در صورتیکه علی الحساب به منظور پرداخت قسمتی از کارهای انجام شده یا کالای خریداری شده یا خدمات انجام یافته است. پیش پرداخت ها در طرح های عمرانی عمدتأ در مراحل اولیه کار به منظور تقویت پیمانکار برای اجرای عملیات پرداخت می شود ولی علی الحساب ها برای قسمتی از کارهای انجام شده یا صورت وضعیت های ارائه شده ( به علت عدم مبادله موافقت نامه یا تخصیص نیافتن اعتبار ) پرداخت می شود.
پیش پرداختها در سالی که به مرحله تعهد می رسد و علی الحسابها در سالی که تسویه می شود، از یک طرف به پای پیش پرداخت یاعلی الحساب حسب مورد و از طرف دیگر به حساب هزینه قطعی سنواتی محسوب و در صورت حساب عملکرد سالانه بودجه کل کشور منظور می شود. دستورالعمل حسابداری این ماده در اجرای ماده (128) قانون محاسبات عمومی کشور با توجه به مفاد ماده (102) قانون مذکور توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی تهیه و ابلاغ شده یا خواهد شد.
پاسخ سوال 2)
درخت حسابها که شامل طبقه- گروه- کل- معین و معین در معین میباشد ولی درخت تفصیلی به دلیل ویژگی های خاص آن جدا از آن ها است که این ویژگی ها عبارت اند از:
1- تفصیلی به تنهایی ماهیت مالی( بدهکار یا بستانکاربودن) ندارد.
2- برای گزارش درون سازمانی است.
3-برای هر شرکتی منحصر به فرد است.
تفصیلی شناور : به کد هایی در کدینگ اطلاق میشود که در حسابهای مختلف گردش دارند و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف میشدند و هم حجم کدینگ را بالا میبردند و هم گزارشات را پیچیده میکردند بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند .
مثلا اگر آقای الف را در نظر بگیریم که هم در سرفصل بدهکارن و هم در سرفصل بستانکاران گردش دارد در در روش های قدیمی یکبار در سرفصل بدهکارن تعریف و یکبار دیگر در سرفصل بستانکاران تعریف میشد و حسابدار برای گزارشگیری مثلا تراز باید دوبار تراز این شخص را می گرفت و سپس آن دو را مقایسه و تراز نهایی را بدست میاورد.
پاسخ سوال 3)
سه روش که شامل زیر میباشد:
1) قطعی و غیر قابل بازگشت (در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.)
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالیسوال اول:
علی الحساب: مبلغی است که پس از تحویل کالا یا خدمات به صورت غیر قطعی در وجه ذی نفع پرداخت میشود.و یک حساب دایمی است که مانند پیش پرداخت در قالب حساب های سنواتی به سال بعد منتقل میشود. یا پرداختی است که طبق مقررات برای ادای قسمتی از تعهد صورت میگیرد.
پیش پرداخت:مبلغی است که قبی از تحویل کالا یا خدمات به صورت غیر قطعی در وجه ذی نفع پرداخت میگردد.پیش پرداخت در حسابداری دولتی یک نوع دارایی محسوب میشودو یک نوع حساب دایمی است که در قالب حسابهای سنواتی به سال بعد منتقا میشود.
سوال 2:حساب های تفضیلی وابسته به سرگروه هستند بدون سرگروه ماهیتی ندارند.
مزایا:برای گزارش درون سازمانی کاربرد دارد
2.امربوط به شرکت مربوطه است.
سوال3:
3روش
1) قطعی و غیر قابل بازگشت (در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.)
2) حفاظت اسناد قبل از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.
3) تایید و نهایی کردن
تایید بر عهده حسابرسان داخلی وتایید نهایی بر عهده مدیر مالی است.
پاسخ سؤال 1)
در قانون
محاسبات عمومی پیش‌پرداخت و علی‌الحساب به شرح زیر تعریف شده است:
ماده 28 – پیش‌پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس
احکام و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت میگیرد .
ماده 29 – علی‌الحساب عبارت است از پرداختی که به‌منظور ادای قسمتی از تعهد با
رعایت مقررات صورت میگیرد .
بنابراین پیش‌پرداخت قبل از انجام کار یا دریافت کالا پرداخت میگردد ولی علی‌الحساب
به‌منظور پرداخت قسمتی از کارهای انجام‌شده یا کالاهای خریداری‌شده یا خدمات انجام
یافته پرداخت میگردد
طبق استاندارد حسابداری شماره 9(حسابداری پیمانهای بلندمدت )
پیش‌پرداخت پیمان : بخشی از مبالغ پرداختی به پیمانکار است که کار مربوط به آن تا تاریخ ترازنامه انجام نشده است.
•مبالغ پرداختی بابت پیشرفت کار : عبارت است از :
الف. علی‌الحسابهـا : مبالغی است که به طور موقت در قبال صورت حسابهای صادره در دست بررسی پرداخت میشود .
ب. سایر پرداخت‌هـا : عبارت است از اقلامی که ماهیت علی‌الحساب نداشته، لیکن در قبال پیشرفت کار پرداخت‌می‌شود و نیز دربرگیرنده آن بخش از مبالغ پیش پرداخت‌پیمان است که کار مربوط به آن تا تاریخ ترازنامه انجام شده است .
بنابر این به طور مثال مبلغی که به یک پیمانکار راه سازی پیش از ارائه ی صورت وضعیت داده می شود پیش پرداخت و مبلغی که پس از ارائه صورت وضعیت جهت پرداخت بخشی از مبلغ صورت وضعیت به وی داده می شود علی الحساب نام دارد.
طبق دستورالعمل نحوه پیش‌پرداخت و علی الحساب و تنخواه‌گردان موضوع تبصره،ماده 39 آیین‌نامه مالی و معاملاتی
طبقماده 1: پیش‌پرداخت از نظر این دستورالعمل عبارت از وجوهی است که پرداخت آن طبق مقررات با دستور مقام مجاز، از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قراردادهای منعقده قبل از وقوع تعهد صورت می‌پذیرد. اما طبق ماده 6: علی‌الحساب از نظر این دستورالعمل عبارت از وجوهی است که پرداخت آن با دستور مقام مجاز به منظور ادای قسمتی از تعهد ایجاد شده از محل اعتبار مربوط صورت می‌پذیرد.
طبقماده 2: موارد و میزان تأدیه پیش پرداخت به شرح ذیل می باشد:
الف ـ وجوهی که براساس قراردادهای منعقده و با رعایت مقررات مربوط می‌بایست به عنوان پیش پرداخت تادیه شود.
تبصره : حداکثر وجه مجاز قابل پرداخت موضوع بند الف معادل 50% قرارداد منعقده با احتساب کسورات قانونی مربوط خواهد بود.
ب - وجوهی که به منظور خرید کالا یا خدمات قبل از تحویل مورد معامله و انجام کار در وجه مؤسسات موضوع بندهای «الف» و «ب» ماده 46 آیین‌نامه مالی و معاملاتی بر طبق قوانین و مقررات مربوط پرداخت میگردد.
ج - وجوهی که بابت افتتاح اعتبار اسنادی قبل از ایجاد تعهد به منظور خرید خدمات و کالا از خارج از کشور با رعایت مقررات مربوط پرداخت میگردد.
د - وجوهی که بر اساس مقررات مربوط به منظور تأمین مخارج سفر مأموریتهای خارج از کشور بر طبق احکام صادره در اختیار مأمورین ذیربط قرار میگیرد.
ه - وجوهی که به منظور برقراری پوشش بیمه بر کالاها و داراییهای ثابت جهاد به شرکتها و مؤسسات ذیربط تحت عنوان حق بیمه پرداخت میگردد.
و - سایر وجوهی که بر طبق مقررات قانونی خاص می‌بایست بصورت پیش‌پرداخت تأدیه گردد
اما طبقماده 7: پرداخت علی‌الحساب به شرط حصول یکی از موارد ذیل امکان‌پذیر میباشد:
الف- تسجیل یا تهیه اسناد و مدارک مثبته به منظور تادیه تمام دین مقدور نباشد.
ب- وجه کافی از محل اعتبار مربوط جهت تأمین تادیه تمام دین در اختیار ذیحساب یا مقام مجاز از طرف وی قرار نداشته باشد.
تبصره : حداکثر میزان مجاز قابل پرداخت تحت عنوان علی‌الحساب معادل 70% بهای کالای تحویلی و خدمات انجام شده با احتساب کسورات قانونی مربوط خواهد بود.
پاسخ سؤال 2 )
تفصیلی ها به تنهایی و بدون حساب مرتبط ماهیت مالی ندارند و حساب هایی شناور هستند.
تفصیلی های هر واحد تجاری منحصر به همان واحد است.
تفصیلی ها برای گزارش های مالی درون سازمانی به کارگرفته می شوند.
مزیت استفاده از تفصیلی شناور اینست که یک حساب تفصیلی می تواند در آن واحد با چندین حساب اصلی در ارتباط باشد و به این ترتیب امکان اشتباه در تعریف چندباره آن ها پیش نمی آید.
پاسخ سؤال 3 )
برای محافظت اسناد از اصلاح در سیستم مالی نوسا 3 روش قابل استفاده است:
روش 1 : ابتدا از داده ها نسخه پشتیبان تهیه می کنیم و سپس از منوی سند گزینه ی (ثبت قطعی و غیرقابل بازگشت اسناد) را انتخاب میکنیم که البته این روش قطعی و غیر قابل بلزگشت می باشد.
روش 2 : از منوی سند گزینه ی (حفاظت اسناد قبلی از اصلاح) را انتخاب می کنیم و برای سیستم تاریخی تصویب میکنیم تا اسنادی که از این تاریخ به قبل ثبت شده اند حفاظت شوند.که این روش با برداشتن تاریخ مذکور قابل بازگشت است.
روش 3 : در صفحه ی ملاحظه فهرست اسناد هر کاربر با توجه به امکاناتی که در سیستم برایش تعریف شده است می تواند اسناد مورد نظر را انتخاب و آن ها را با انتخاب گزینه ی (تبدیل سند تحت مکان نما به وضعیت تاییدشده یا نهایی شده)از حالت عملیاتی به تاییدشده و از حالت تاییدشده به نهایی شده تغییر دهد. این روش با توجه به امکانات کاربر قابل بازگشت می باشد(با انتخاب اسناد و انتخاب گزینه ی خارج کردن سند از وضعیت تاییدشده یا نهایی شده)
معمولا مسئولیت تایید اسناد در دایره وظایف حسابرس داخلی و مسئولیت نهایی کردن اسناد برعهده ی مدیر مالی است.
پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می شود؛در مواردی ممکن است قبل از اینکه هزینه ای اتفاق بیافتد وجه کل هزینه برای مدتی بعد بطور یکجا پرداخت شود مثل پرداخت اجاره ۶ ماه آینده دفتر یا محل کار و یا پرداخت حق بیمه یکساله ساختمان که در این موارد چون هنوز هزینه ای اتفاق نیافتاده، مبلغ پرداختی را در حسابی تحت عنوان پیش پرداخت پیش پرداخت ثبت می کنیم و در زمانی که هزینه اتفاق افتاد یعنی مدت آن سپری شد از این حساب خارج و به حساب هزینه سال منظور میشود.مثال: آقای محمد در تاریخ ۹۲/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید.
در این حالت ثبت زیر در دفتر روزنامه انجام می شود
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۴/۱
پیش پرداخت اجاره
بانک
بابت پرداخت اجاره ۱۰ ماهه
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
با توجهبه اینکه چون مبلغ اجاره پرداختی ۱۰ ماهه بوده (یعنی ۹ ماه در سال ۹۲ و یک ماه در سال ۹۳) بنابراین باید در پایان سال قبل از این که حساب ها بسته شوند مقداری از مبلغ پیش پرداخت که به هزینه تبدیل شده، محاسبه و ثبت اصلاحی آن در دفاتر انجام شود.
محاسبات
۱٫۰۰۰٫۰۰۰=۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰/۱۰
۹٫۰۰۰٫۰۰۰=۹*۱٫۰۰۰٫۰۰۰
پس ثبت زیر در دفتر روزنامه انجام می شود پایان سال در:
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۱۲/۲۹
هزینه اجاره
پیش پرداخت اجاره
بابت ثبت هزینه اجاره ۹ ماهه
9.000.000
9.000.000
عنی حساب پیش پرداخت که بدهکار بود بستانکار شده و کاهش پیدا کرده و حساب هزینه در مقابل آن بدهکار شده است.
مانده حساب پیش پرداخت جزو داریی های جاری و یک حساب دائمی است.
علی الحساب
مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می شود.
مثال:
شرکت علی و نقی حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
ثبت آرتیکل بالا در دفاتر به شکل زیر انجام می شود
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۵/۲
علی الحساب
بانک
بابت ثبت علی الحساب پرداختی به حسابدار موسسه
750.000
750.000
در نتیجه ، پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت میشود.
پاسخ سوال 2)
تفضیلی حسابها رو سطح بندی میکنه مثل کل .....دارایی جاری/معین.......بانک/تفضیلی....بانک اقتصاد نوین.پس تقضیلی بدون حساب سرگروهش ماهیت مالی نداره.
کار تفضیلی جدا کردن و فضل بندی کردن حساب هاست و حساب تفضیلی هر کدوم مال زیر مجموعه 1 معین است.
اما حساب تفضیلی شناوز اینجوری نیست زیر مجموعه چند تا حساب معین است مثلا حساب تفضیلی شرکت طراحان سیستم و این حساب تفضیلی زیر مجموعه چند تا معین تا معین باشه مثلا بدهکاران/بستانکاران/خرید /فروش
مزیت حساب تفضیلی شناور اینه که باعث میشه از تعداد زیاد حساب ها و شلوغی حسابها جلوگیری شه و امکان اشتباه در تعریف را کاهش میدهد به طور مثال اگر برای خانم جهانگیری ممکن است در بدهکاران کدینگ حساب رو با نام خانم جهانگیری و در بستانکاران به نام جهانگیری ثبت کنیم در این صورت ممکن است اشتباه رخ دهد اما در حساب تفضیلی شناور امکان خطا وجود ندارد.
پاسخ سوال3)
نسخه پشتیبان تهیه می کنیم و از منوی سند گزینه ی ثبت قطعی و غیرقابل بازگشت اسناد را میزنیم که این روش قطعی و غیر قابل بازگشت است.
در منوی ملاحظه فهرست اسناد را باز کرده و روی سند مورد نظر رفته و دکمه ENTER را میزنیم تا سند باز شود و و آن ها را با
انتخاب گزینه ی تبدیل سند به وضعیت تاییدشده و بعد از تایید شده به نهایی شده از حالت
عملیاتی به تاییدشده و از حالت تاییدشده به نهایی شده تغییر میدهیم.این روش قابل بازگشت می باشد با انتخاب اسناد و انتخاب گزینه ی تبدیل به وضعیت
تاییدشده یا نهایی شده می توان اسناد را از تایید شده و با نهایی شده خارج کرد
مسئولیت تایید اسناد با حسابرس داخلی و مسئولیت نهایی کردن اسناد با مدیر مالی
است.و فقط حسابرس داخلی دسترسی به تایید اسناد و فقط مدیر مالی دسترسی به نهایی کردن اسناد را دارد.
پاسخ سوال 1)
در قانون محاسبات عمومی پیش‌پرداخت و علی‌الحساب به شرح زیر تعریف شده است :
ماده 28 – پیش‌پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت می گیرد.
ماده 29 – علی‌الحساب عبارت است از پرداختی که به‌منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت مقررات صورت میگیرد
پیش پرداخت و علی الحساب از این نظر متفاوتند که معمولا در پیش پرداخت کاری یا خدمتی انجام نشده و به مرحله تعهد نرسیده است، و در برابر اخذ ضمانت نامه ی معتبر به پیمانکار طبق قرار داد پرداخت می شود.
در صورتیکه علی الحساب به منظور پرداخت قسمتی از کارهای انجام شده یا کالای خریداری شده یا خدمات انجام یافته است. پیش پرداخت ها در طرح های عمرانی عمدتأ در مراحل اولیه کار به منظور تقویت پیمانکار برای اجرای عملیات پرداخت می شود ولی علی الحساب ها برای قسمتی از کارهای انجام شده یا صورت وضعیت های ارائه شده ( به علت عدم مبادله موافقت نامه یا تخصیص نیافتن اعتبار ) پرداخت می شود.
پیش پرداختها در سالی که به مرحله تعهد می رسد و علی الحسابها در سالی که تسویه می شود، از یک طرف به پای پیش پرداخت یاعلی الحساب حسب مورد و از طرف دیگر به حساب هزینه قطعی سنواتی محسوب و در صورت حساب عملکرد سالانه بودجه کل کشور منظور می شود. دستورالعمل حسابداری این ماده در اجرای ماده (128) قانون محاسبات عمومی کشور با توجه به مفاد ماده (102) قانون مذکور توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی تهیه و ابلاغ شده یا خواهد شد.
پاسخ سوال 2)
درخت حسابها که شامل طبقه- گروه- کل- معین و معین در معین میباشد ولی درخت تفصیلی به دلیل ویژگی های خاص آن جدا از آن ها است که این ویژگی ها عبارت اند از:
1- تفصیلی به تنهایی ماهیت مالی( بدهکار یا بستانکاربودن) ندارد.
2- برای گزارش درون سازمانی است.
3-برای هر شرکتی منحصر به فرد است.
تفصیلی شناور : به کد هایی در کدینگ اطلاق میشود که در حسابهای مختلف گردش دارند و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف میشدند و هم حجم کدینگ را بالا میبردند و هم گزارشات را پیچیده میکردند بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند .
مثلا اگر آقای الف را در نظر بگیریم که هم در سرفصل بدهکارن و هم در سرفصل بستانکاران گردش دارد در در روش های قدیمی یکبار در سرفصل بدهکارن تعریف و یکبار دیگر در سرفصل بستانکاران تعریف میشد و حسابدار برای گزارشگیری مثلا تراز باید دوبار تراز این شخص را می گرفت و سپس آن دو را مقایسه و تراز نهایی را بدست میاورد.
پاسخ سوال 3)
سه روش که شامل زیر میباشد:
1) قطعی و غیر قابل بازگشت (در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.)
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی1)پیش پرداخت مبلغی است که قبل ازتحویل کالا یا خدمات به صورت غیرقطعی دروجه ذی نفع پرداخت می گرددودرحسابداری دولتی یک نوع دارایی محسوب می گردد ویک نوع حساب دایمی است که درقالب حسابهای سنواتی به سال بعد منتقل می گردد. درقبال پرداخت پیش پرداخت معمولا ضمانت اخذ ودرکسرکسورات قانونی لحاظ می گردد وبه عبارت دیگرپرداختی است طبق مقررات ارمحل اعتبارات مربوط براساس حکم قراردادها پیشازانجام تعهدوتفاوت علی الحساب باپیش پرداخت مبلغی است که پس ازتحویل کالاوخدمات دروجه ذی نفع تعهدمی گرددوپرداختی است طبق مقررات به منظورادای قسمتی ازتعهد.
2)کدینگ شناور به تفصیلی های یونیک درسیستم حسابداری گفته می شود ومابه حسابهایی نیازداریم که چندجای کدینگ خودتعریف می کنیم که دارای تکراراوتعددهستندودرحساب های مختلف گردش دارند وبارزترین آن هاتفصیلی اشخاص است که ازمزایای آن می توان درگزارشات درون سازمانی و کوچک وساده شدن کدینگ ها وجلوگیری ازاشتباه درسندزدن می باشد.
3)قطعی وغیرقابل بازگشت (سند- گزینه ثبت قطعی وغیرقابل بازگشت- حفاظت دایمی)
حفاظت اسنادقبل ازاصلاح(درمنوی سندگزینه حفاظت اسناد قبلی ازاصلاح بادر ج تاریخ اسنادآن تاریخ محافظت شده است.)
مسءول تاییدحسابرس داخلی ونهایی کننده مدیرمالی می باشد.
پاسخ سوال 1:
پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می شود
مثال
پیش پرداخت
مثال: آقای محمد در تاریخ 1/4/92 مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید.
در این حالت ثبت زیر در دفتر روزنامه انجام می شود:
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
1/4/92
پیش پرداخت اجاره
بانک
بابت پرداخت اجاره ۱۰ ماهه
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
پس ثبت زیر در پایان سال در دفتر روزنامه انجام می شود:
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۱۲/۲۹
هزینه اجاره
پیش پرداخت اجاره
بابت ثبت هزینه اجاره ۹ ماهه
9.000.000
9.000.000
علی الحساب
مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می شود.
مثال:شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
ثبت آرتیکل بالا در دفاتر محمد و حسن به شکل زیر انجام می شود:
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
92/5/2
علی الحساب
بانک
بابت ثبت علی الحساب پرداختی به حسابدار موسسه
750.000
750.000
پاسخ سوال 2:
تفاوت تفضیلی با سایر حساب ها:
حساب تفضیلی بیشتربرای گزارش های درون سازمانی مورداستفاده قرارمی گیرد.
حساب تفضیلی برای شرکت من است .
به تنهایی وبدون حساب مرتبط با آن دارای ماهیت مالی نمی باشند.
مستقل بودن حساب تفضیلی
مزایای تفضیلی شناور:
زمانی که حساب ها یونیک می شود به دلیل یکتایی باتمام حساب هادرگیرنمی شود وبایدبه صورت شناور بابعضی حساب ها در ارتباط باشدوگزارش گیری بهینه را فراهم میکند.
پاسخ سوال3:
روش اول:ثبت قطعی (غیرقابل بازگشت)اسناد
روش دوم:حفاظت اسنادقبلی ازاصلاح
روش سوم:تایید ونهایی نمودن اسناد
معمولاحسابرس داخلی تاییدومدیر مالی نهایی میکند.
سوال1)پیش پرداخت قبل از انجام کار،پرداخت شده ولی علی الحساب درقبال کار انجام شده پرداخت میشود وپ.پ.جزء دارایی جاری ویک حساب دائمی است ولی علی الحساب در مواقعی پیش میاید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده وعلی الحساب معادل پیش دریافت است. مثال پ/پ)پرداخت اجاره 6 ماه اینده دفتر یا محل کار که چون هزینه ای اتفاق نیفتاده تحت عنوان پ.پ ثبت میشود. مثال علی الحساب)مثلا شخصی در شرکت کار انجام داده وهنوز پول نگرفته و شرکت در یک تاریخ چک یا پول به عنوان علی الحساب میدهد.
سوال2)برای تفکیک بین گزارشات از تفضیلی استفاده میشود که بدون حساب سرگروهش ماهیت ندارد وشناورند ومنحصربه فرد هستند وبرای گزارشات درون سازمانی استفاده میشود ولی حساب ماهیت دارد وبرای گزارشات برون سازمانی است. ویژگی تفضیلی شناور:با تمامی حسابها در ارتباط است و از افزایش بی رویه حسابها جلوگیری میکند. /مزایای ان:: امکان طراحی کدینگ کوچک وساده-- جلوگیری از اشتباه در سند زدن در بازه کدینگ طراحی شده--امکان گزارشگیری اسان تر از حسابهای شناور نسبت به حسابهای مربوطه و برعکس.
سوال3) منوی سند//ثبت قطعی و مسئولیت تائید کردن برعهده حسابرس داخلی ونهایی کردن برعهده مدیر مالی است.
پاسخ سوال 1: پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد.
مثال پیش پرداخت: آقای محمدی در تاریخ ۹۲/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید.
مثال علی الحساب: شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
پاسخ سوال 2: تفاوت تقصیلی با حساب این است که ماهیت مالی ندارد و برای گزارش درون سازمانی کاربرد دارد نه برون سازمانی.مختص یک شرکت است و شرکت دیگر نمیتواند آن را داشته باشد.تفصیلی شناور با همه در ارتباط نیست و از مزایای آن ارائه گزارشات کاربردی است.
پاسخ سوال 3: قطعی و غیر قابل یازگشت و حفاظت اسناد قبلی از اصلاح و تایید و نهایی کردن و امکان حفاظت را برای تعداد محدودی از کاربران فعال کنبم.
تایید اسناد: حسابرس داخلی نهایی کردن اسناد: مدیر مالی
تفصیلی های هر واحد تجاری منحصر به همان واحد است.
تفصیلی ها برای گزارش های مالی درون سازمانی به کارگرفته می شوند.پس برای تفکیک بین گزاش‌های درون سازمانی و برون سازمانی نیز از تفصیلی استفاده میشود.
3 روش وجود دارد:
روش 1 : ابتدا از داده ها نسخه پشتیبان تهیه می کنیم و سپس از منوی سند گزینه ی (ثبت قطعی و غیرقابل بازگشت اسناد) را انتخاب میکنیم که این روش قطعی و غیر قابل بلزگشت می باشد.
روش 2 : از منوی سند گزینه ی (حفاظت اسناد قبلی از اصلاح) را انتخاب می کنیم و برای سیستم تاریخی تصویب میکنیم تا اسنادی که از این تاریخ به قبل ثبت شده اند حفاظت شوند.که این روش با برداشتن تاریخ مذکور قابل بازگشت است.
روش 3 : در صفحه ی ملاحظه فهرست اسناد هر کاربر با توجه به امکاناتی که در سیستم برایش تعریف شده است می تواند اسناد مورد نظر را انتخاب و آن ها را با انتخاب گزینه ی (تبدیل سند تحت مکان نما به وضعیت تاییدشده یا نهایی شده)از حالت عملیاتی به تاییدشده و از حالت تاییدشده به نهایی شده تغییر دهد. این روش با توجه به امکانات کاربر قابل بازگشت می باشد(با انتخاب اسناد و انتخاب گزینه ی خارج کردن سند از وضعیت تاییدشده یا نهایی شده)
تایید اسناد برعهده حسابرس داخلی و نهایی کردن اسناد برعهده ی مدیر مالی است.
ماده 28
– پیش‌پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و
قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت میگیرد .
ماده 29 – علی‌الحساب عبارت است از پرداختی که به‌منظور ادای قسمتی از تعهد با
رعایت مقررات صورت میگیرد .
بنابراین پیش‌پرداخت قبل از انجام کار یا دریافت کالا پرداخت میگردد ولی علی‌الحساب
به‌منظور پرداخت قسمتی از کارهای انجام‌شده یا کالاهای خریداری‌شده یا خدمات انجام
یافته پرداخت میگردد.
دستور
العمل پیش پرداخت و علی الحساب در اجرای ماده 34 ( پیوست 2 ) به استناد ماده 105
آئین نامه مالی و معاملاتی
تعریف و کلیات :
پیش پرداخت : پرداختی که از محل اعتبارات مربوطه بر اساس احکام و قراردادها بر طبق
تشخیص رئیس موسسه یا
مقامات مجاز از طرف ایشان پیش از انجام تعهد صورت می گیرد .
ماده 1 ) موارد ، میزان و شرایط واریز پیش پرداخت : جهت انجام پیش پرداخت تضمین
معتبر و کافی طبق دستورالعمل
تضمینات ( پیوست شماره 1 آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه ) الزامی است .
موارد تادیه پیش پرداخت به شرح زیر است :
الف ) درمورد فوق العاده روزانه و هزینه سفر ماموریت داخل کشور قسمتی از وجوه
متعلقه و در مورد فوق العاده روزانه
و هزینه سفر خارج از کشور تمام یا قسمتی از وجوه متعلقه به تشخیص بالاترین مقام
دستگاه اجرایی و یا مقام مجاز
از طرف او بر طبق احکام صادره و برای مدتی که در احکام ذکر شده است .
ب) در مورد قراردادهای منعقده با رعایت مقررات آئین نامه مالی و معاملاتی
دانشگاههای علوم پزشکی پیوست شماره
1
ج) وجوهی که بابت افتتاح اعتبار اسنادی قبل از حصول تعهد برای خدمات و کالاهای
وارداتی با رعایت آئین نامه
مالی و معاملاتی پرداخت می شود .
د) وجوه مربوط به آبونمان روزنامه و مجلات ( داخلی – خارجی – چاپی و الکترونیکی )
و سایر نشریات مورد نیاز .
د) وجوهی که طبق مقررات قانونی خاص (شرائط عمومی پیمان و .... ) باید به طور پیش
پرداخت تادیه شود در حدود
ضوابط مقرر
ه) وجوهی که برای خرید کالا یا خدمات قبل از تحویل مورد معامله و انجام کار در وجه
وزارتخانه ها یا موسسات
دولتی و یا شرکتهای دولتی پرداخت خواهد شد .
تبصره : وجوهی که به عنوان وزارتخانه ها ، موسسات دولتی و شرکتهای دولتی و نهاد
های عمومی غیر دولتی که صد در
صد( 100 %) سهام آن متعلق به دولت است بر اساس موافقت بالاترین مقام دستگاه اجرائی
بدون اخذ تضمین قابل
پرداخت می باشد.
ماده 2 ) نحوه تسویه پیش پرداخت :
در مورد فوق العاده ماموریت داخل و خارج کشور حداکثر 15 روز بعد از خاتمه ماموریت
در مورد قرارداد ها طبق قوانین و مقررات پیش بینی شده درقرارداد
در مورد اعتبارات اسنادی و وجوهی که بابت خرید کالا و خدمات در وجه وزارتخانه ها و
یا شرکت های دولتی
پرداخت شده پس از تحویل کالا یا انجام خدمت
در مورد وجوه مربوط به روزنامه ها ، مجلات و نشریات کاغذی و الکترونیکی پس از
انجام خدمت .
در مورد وجوهی که طبق مقررات قانونی خاص ( شرائط عمومی پیمان و .... ) پیش پرداخت
صورت گرفته به ترتیبی
که در مقررات مربوطه پیش بینی شده است .
علی الحساب : عبارت است از پرداختی که به منظور ادای قسمتی از تعهد صورت می گیرد .
ماده 3) موارد میزان و شرایط پرداخت علی الحساب
الف ) در مواردی که تسجیل و یا تهیه اسناد و مدارک مثبته برای تادیه تمام دین
مقدور نباشد .
ب) وجه کافی از محل اعتبار مربوطه برای تادیه تمام دین در اختیار موسسه نباشد .
تبصره یک : مبلغ ناخالص پرداختی بابت علی الحساب موضوع بند » الف « نباید از هفتاد
درصد بهای کالای تحویلی یا
خدمت انجام شده تجاوز نماید در موارد خاص به تشخیص هیات رئیسه یا مقام مجاز ایشان
میزان علی الحساب
پرداختی قابل افزایش است .
تبصره دو : وجوهی که به عنوان مساعده حقوق و مزایا به کارکنان پرداخت می شود از
نظر این آئین نامه در حکم
علی الحساب تلقی می گردد و بعد از پانزده هر ماه حداکثر به میزان 50 % خالص
دریافتی ماه قبل قابل پرداخت است .
( حداکثر سالیانه 2 بار برای هر کارمند )
تبصره 3 : در قراردادهای پیمانکاری ساختمانی و تاسیساتی طبق شرائط عمومی پیمان عمل
خواهد شد .
ماده 4) نحوه تسویه علی الحساب :
دریافت کنندگان علی الحساب مکلفند در اسرع وقت اسناد و مدارک لازم برای تسجیل و
تادیه تمام دین و تسویه
علی الحساب دریافتی را به دانشگاه ارائه نمایند و واحدهای اجرایی پرداخت کننده علی
الحساب مکلفند نسبت به
تسویه علی الحسابها پرداختی از اولین پرداخت قطعی بعدی و حداکثر ظرف مدت یکسال
اقدام نمایند .
مساعده حقوقی پرداخت شده به کارکنان در پایان همان ماه کلاً از حقوق و مزایا کسر
می گردد.
آئین نامه پیش پرداخت وعلی الحساب موضوع ماده (61) قانون محاسبات عمومی کشور
تاریخ تصویب: 30/10/1380 تاریخ انتشار: 27/11/1380 شماره : 16597
شماره /52300ت 24937ه 16/11/1380
هیات وزیران در جلسه مورخ 1380/10/30 بنا به پیشنهاد شماره ماده (61) قانون محاسبات عمومی کشور- مصوب 1366- آئین نامه پیش
پرداخت و علی الحسساب ، موضوع ماده یاد شده را بشرح زیرتصویب نمود:
ماده 1- موارد و میزان تادیه پیش پرداخت بشرح زیر است :
الف - در مورد فوق العاده روزانه و هزینه سفر ماموریت داخل کشور قسمتی از وجوه متعلقه و در مورد فوق العاده روزانه وهزینه سفرخارج از کشور تمام و یا قسمتی از وجوه متعلقه به تشخیص بالاترین مقام دستگاه اجرائی و یا مقام مجاز از طرف اوبر طبق احکام صادره و برای مدتی که در احکام ذکر شده است.
ب - وجوهی که بر طبق قراردادهای منعقده بایستی به عنوان پیش پرداخت تادیه شود، با رعایت مقررات مربوط به معاملات دولتی
ج - وجوهی که بابت افتتاح اعتبار اسنادی قبل از حصول تعهد برای خدمات وکالاهای وارداتی مورد نیاز موضوع ماده (62) قانون محاسبات عمومی کشور و آئین نامه اجرائی آن قابل تادیه می باشد
د- وجوه مربوط به آبونمان روزنامه ومجل و سایر نشریات مورد نیاز0
ه - وجوهی که برای خرید کالا یا خدمات قبلی از تحویل مورد معامله وانجام کا ردر وجه وزارتخانه یا موسسه و یا شرکتهای دولتی و یا موسسات مندرج در ردیفهای (ال فوب ) بند(2) ماده (79) قانون محاسبات عمومی کشور بر طبق قرارداد یا توافقتنامه مربوط پرداخت خواهد شد.
و - سایر وجوهی که بر طبق مقررات قانونی خاص به طور پیش پرداخت باید تادیه شود، در حدود ضوابط مقرر0
ماده 2- پیش پرداخت در حدود اعتبارات مربوط از محل وجوهی که توسط خزانه یا خزانه معین استان به حساب بانکی دستگاه مربوط و یا
وجوهی که توسط ذیحساب به حساب بانکی واحدهای تابعه دستگاه مربوط واریز می گردد، قابل پرداخت خواهد بود.
ماده 3- پیش پرداختهای مندرج در ماده (1) بشرح زیر بایدتسویه و واریز شود.
الف - پیش پرداختهای موضوع بند(الف ) حداکثر تا پانزده روز پس از خاتمه ماموریت و در صورت عدم تحقق تمام یا قسمتی از ماموریت ، دریافت کننده مکلف است بلافاصه اضافه دریافتی اعم از ریالی یا ارزی را عینا" مسترد نماید.
ب - پیش پرداختهای موضوع بند(ب ) به ترتیبی که بر اساس قوانین ومقررات مربوط در قرارداد پیش بینی شده است.
ج - پیش پرداختهای موضوع بند(ج )،(د)و(ه) پس از تحویل کالا یا انجام خدمات یا ارائه اسناد و مدارک مثبه به ذیحسابی یاعاملیت ذیحسابی حسب مورد.
د- پیش پرداختهای موضوع بند(و) به ترتیبی که در مقررات مربوط پیش بینی شده است.
ماده 4- در مواردی که پیش پرداختهای موضوع این آئین نامه به ترتیب مقرر در ماده (6) واریز نگردد، به طریق زیر عمل خواهدشد:
الف - توسط و یا با اعلام ذیحساب و یا عامل ذیحساب به طریق مقتضی معادل پیش پرداخت واریز نشده ریالی و یا ارزی به ترتیب از محل هر گونه وجوه ریالی و یا ارزی که باید به بدهکارتادیه شود، تامین و تهاتر می گردد.
ب - در مواردی که استیفای طلب دولت (ریالی و یا ارزی )به طریق مذکور در بند(الف ) میسر نگردد با درخواست ذیحساب ذیربط و اعلام وزارت امور اقتصادی و دارایی به ترتیب از محل مطالبات ریالی و یا ارزی بدهکار از سایر دستگاه هخای اجرائی دولتی تا معادل مبلغ پیش پرداخت واریزی نشده کسر و به حساب دستگاه اجرائی ذیربط واریز خواهد شد.
ج - در مواردی که به طریق مذکور در بندهای فوق نیزاستیفای طلب ریالی و یا ارزی دولت میسر نگردد، دستگاه اجرائی ذیربط مکلف است
با اعلام ذیحساب مربوط و یا راسا" اقدامات قانونی به موقع برای وصول مطالبات مذکور ونیز تعقیب مختلفین براساس مقررات مربوط معمول دارد.
تبصره - کلیه وزارتخانه ها و موسسات دولتی و شرکتهای دولتی مکلفند در احرای این ماده در صورت اعلام وزارت امور اقتصادی و دارایی و یا دستگاه اجرائی ذیربط به منظور استفای مطالبات ارزی و یا ریالی دولت همکاری های لازم را مبذول دارند.
ماده 5- علی الحساب در موارد زیر به تشخیص بالاترین مقام دستگاه اجرائی و یا مقام مجاز از طرف او قابل پرداخت است :
الف - تسجیل و یا تهیه اسناد و مدارک مثبته برای تادیه تمام دین مقدور نباشد.
ب - وجه کافی از محل اعتبار مربوط برای تادیه تمامدین در اختیار ذیحساب نباشد.
تبصره 1- مبلغ ناخالص پرداختی بابت علی الحساب موضوع بند(الف ) این ماده نباید از هفتاد درصد بهای کالای تحویلی یا خدمت انجام شده تجاوز نماید و بهر حال کسور قانونی مربوط باید متناسب با مبلغ پرداختی محاسبه و به حسابهای ذیربط واریز گردد.
تبصره 2- وجوهی که براساس قوانین ومقررات مربوط به عنوان مساعده حقوق ومزایا به کارکنان دولت پرداخت می شود، از نظر این آئین نامه در حکم علی الحساب تلقی می گردد.
ماده 6- در صورتیکه در رسیدگی های بعدی معلوم شودکه پیش پرداخت و یا علی الحساب پرداختی در هر مورد بیش از میزان مقرر بوداست
، گیرنده وجه مکلف به واریز فوری اضافه دریافتی خواهد بود و در صورت استنکاف به ترتیب مقرر در ماده (4) این آئین نامه اقدام خواهد شد. اقدامات مذکور مانع تعقیب قانونی متخلف نخواهد بود.
ماده 7- دریافت کنندگان علی الحساب مکلفند در اسرع وقت اسنادو مدارک لازم برای تسجیل و تادیه تمام دین وتسویه علی الحساب دریافتی را به دستگاه اجرائی ذیربط ارائه نمایند و دستگاههای اجرائی مکلفند نسبت به تسویه علی الحساب های پرداختی از اولین پرداخت قطعی بعدی و حداکثر ظرف مدت شش ماه اقدام نمایند. دیحسابان دستگاه های اجرائی موظفند ر موردتسویه به موقع عل الحسابهای پرداختی پیگیری واقدامات لازم معمول داشته و صورت ان قسمت از علی الحسابهای مذکور را که بدون وجود دلایل موجه در موعد مقرتسویه نگردد، به بالاترین مقام دستگاه اجرائی مربوط و وزارت امور اقتصادی و دارایی اعلام نمایند. وزارت امور اقتصادی و دارایی مکلف است موضوع را پیگیری و در صورت عدم حصول نتیجه ، مراتب را برای رسیدگی و اقدام لازم به دادسرای دیوان محاسبات کشور اعلام نماید.
ماده 8- پیش پرداختها در سالی که به مرحله تعهد می رسد و علی الحسابها در سالی که تسویه می شود، از یک طرف به پای پیش پرداخت
یاعلی الحساب حسب مورد و از طرف دیگر به حساب هزینه قطعی سنواتی محسوب و در صورت حساب عملکرد سالانه بودجه کل کشور منظور می شود.
دستورالعمل حسابداری این ماده در اجرای ماده (128) قانون محاسبات عمومی کشور با توجه به مفاد ماده (102) قانون مذکور
توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی تهیه و ابلاغ شده یا خواهد شد.////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////پاسخ سوال 2:حساب های تفصیلی حساب هایی هستند که به تنهایی و بدون حساب سرگروه ماهیت مالی ندارند و حساب های شناور هستند به طوری که هر واحد تجاری حساب های تفصیلی مربوط به خود را دارد.این حساب ها برای گزارش های مالی درون سازمانی کاربرد دارند و فایده استفاده از ان ها این است که در ان واحد با چندین حساب اصلی در ارتباط می باشند در نتیجه امکان اشتباه در تعریف چندباره ان ها پیش نمی اید./////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////پاسخ سوال 3:
برای محافظت اسناد از اصلاح در سیستم مالی نوسا 3 روش پیش روی ماست، در روش اول که از آن به عنوان ثبت قطعی (غیر قابل بازگشت نام می‌بریم) معمولا در مواقعی به کار می‌رود که کاربر چندین دوره مالی بصورت تلفیقی در یک پایگاه داده داشته باشد و بنا به دلایلی یک دوره خاص یا چندین دوره را از هر گونه اصلاحی محافظت نماید. در این حالت ابتدا از سیستم خود بک آپ (پشتیبان تهیه می‌نماییم) سپس با استفاده از مسیر زیر اقدام به ثبت قطعی می‌نماییم.
منوی سند وبعد ثبت قطعی اسناد
یکی دیگر از روش‌های حفاظت اسناد از اصلاح، منوی حفاظت اسناد قبلی از اصلاح میباشد، در این روش یک تاریخ بخصوص مشخص می‌نماییم ( تاریخی که می‌خواهیم اسناد قبل از آن تاریخ را بررسی نماییم در این صورت چون کوچکترین تغییری در اسناد محاسبات و بررسی مدیریتی را تحت شعاع قرار میدهد لذا باید از اصلاح محافظت شود) در این شرایط کلیه اسناد مربوط به آن تاریخ و قبل از آن از اصلاح محافظت میشود. هر گاه نیز بخواهیم از حالت محافظت شده خارج نماییم، کافی است تاریخ مورد نظر را حذف نماییم..
منوی سند و بعد حفاظت ساد قطعی
روش بعدی که روشی متداول و کاربر پسند میباشد و به حسابرسان و مدیران مالی کمک شایانی در کنترل اسناد می‌نماید، تائید و نهایی نمودن اسناد میباشد(معمولا حسابرس داخلی تائید و مدیر مالی نهایی می‌نماید) در این روش ابتدا بصورت فهرست وار کلیه اسناد را انتخاب می‌نماییم، سپس سند یا اسنادی را که می‌خواهیم تایید یا نهایی نماییم انتخاب می‌نماییم.
منوی سند و بعد ملاحظه فهرست اسناد و بعد تبدیل سند تحت مکان نما به تیید کننده و یا نهایی کننده
همچنین اگر بخواهیم بعضی اسناد را از حالت تایید شده یا نهایی شده در بیاوریم میتوانیم از طریق منوی زیر اقدام نماییم
خارج کردن سند تحت مکان نما از وضعیت تایید کننده و یا نهیی کننده
پاسخ1:
پیش پرداخت
پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می شود.
در مواردی ممکن است قبل از اینکه هزینه ای اتفاق بیافتد وجه کل هزینه برای مدتی بعد بطور یکجا پرداخت شود مثل پرداخت اجاره ۶ ماه آینده دفتر یا محل کار و یا پرداخت حق بیمه یکساله ساختمان که در این موارد چون هنوز هزینه ای اتفاق نیافتاده، مبلغ پرداختی را در حسابی تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می کنیم و در زمانی که هزینه اتفاق افتاد یعنی مدت آن سپری شد از این حساب خارج و به حساب هزینه سال منظور میشود
علی الحساب
مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می شود
پاسخ2:
حساب های تفضیلی وابسته به سرگروه هستند بدون سرگروه ماهیتی ندارند.
برای گزارش درون سازمانی کاربرد دارد
مربوط به شرکت مربوطه است.
پاسخ3:
سه روش
1 قطعی و غیر قابل بازگشت .در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.
2 حفاظت اسناد قبلی از اصلاح .در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.
3 تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
سوال 1:
تعریف پیش پرداخت : مبلغی است که قبل از تحویل کالا یا خدمات به صورت غیر قطعی در وجه ذینفع پرداخت می گردد. پیش پرداخت در حسابداری دولتی یک نوع دارایی محسوب می شود و یک نوع حساب دایمی است که در قالب حسابهای سنواتی به سال های بعد منتقل می گردد.
یا پیش پرداخت عبارت است از پرداختی است طبق مقررات از محل اعتبارات مربوط بر اساس حکم و قراردادها پیش از انجام تعهد.
تعریف علی الحساب : مبلغی است که پس از تحویل کالا یا خدمات به صورت غیر قطعی در وجه ذینفع پرداخت می گردد و یک نوع حساب دایمی است که همانند پیش پرداخت در قالب حسابهای سنواتی به سال بعد منتقل می شود
یا علی الحساب عبارت است از پرداختی طبق مقررات به منظور ادای قسمتی از تعهد
پیش پرداخت
؛در مواردی ممکن است قبل از اینکه هزینه ای اتفاق بیافتد وجه کل هزینه برای مدتی بعد بطور یکجا پرداخت شود مثل پرداخت اجاره ۶ ماه آینده دفتر یا محل کار و یا پرداخت حق بیمه یکساله ساختمان که در این موارد چون هنوز هزینه ای اتفاق نیافتاده، مبلغ پرداختی را در حسابی تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می کنیم و در زمانی که هزینه اتفاق افتاد یعنی مدت آن سپری شد از این حساب خارج و به حساب هزینه سال منظور میشود
علی الحساب
مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می شود.
سوال 2:
حساب ما حسابهای کل ، معین و تفصیلی داریم. معمولا حسابهای کل و معین به صورت درختی تعریف می شوند ولی حسابهای تفصیلی به صورت شناور تعریف می شوند که بتوان به حسابهای معین دیگری آنرا ارتباط داد
گروه های تفصیلی که معمولاً نرم افزارهای مختلف مالی از آن بهره مند هستند برای دسته بندی حساب های تفصیلی شناور و نحوه ارتباط آن ها با حساب های اصلی (کل و معین) استفاده می شود. در حقیقت امکانی است که با استفاده از آن کاربر می تواند سطح حساب ها را به بیش از سطوح استاندارد کل و معین و تفصیلی گسترش دهد.
به دلیل این که تفصیلی های شناور دارای امکان اتصال به هر آرتیکل مالی می باشند، می توانند از افزایش بی رویه حساب ها جلوگیری نمایند.
منظور از کدینگ شناور همان تفصیلی های یونیک در سیستم حسابداری مالی برآیند می باشد و منظور از آن این است که ما حساب هایی را که نیاز داریم چند جای کدینگ خود تعریف کنیم مانند مرکز هزینه، اشخاص حقیقی و حقوقی، کالاها، پروژه ها و ...
یک بار در درخت تفصیلی ها تعریف کرده تنها با دادن یک ارتباط ساده آن حساب های شناور (تفصیلی ها) را به حساب های مربوطه مرتبط می کنیم. در زیر با یک مثال این مهم را مرور می کنیم.
بسیاری از حساب ها هم زمان نیازمند بهره‌گیری از چند تفصیلی یونیک میباشند، مثلاً هزینه جاری بابت پرژهای با یک قرارداد که آقای x از شرکت y در یک منطقه درگیر پروژه بوده است، هم بابت پروژه، هم بابت شخص، هم بابت شرکت، هم بابت منطقه انجام پروژه، نیازمند تفصیلی میباشد، با این قابلیت که از هر کدام را نسبت به دیگری و هم نسب به حساب معین مرتبط بتوان گزارش گرفت.
از مزایای درخت تفصیلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
مفهوم تفصیلی شناور:
تفصیلی شناور : به کد هایی در کدینگ اطلاق میشود که در حسابهای مختلف گردش دارند و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف میشدند و هم حجم کدینگ را بالا میبردند و هم گزارشات را پیچیده میکردند بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند .
مثلا آقای تهرانی را در نظر بگیرید به هم در سرفصل بدهکارن و هم در سرفصل بستانکاران شما گردش دارد در در روش های قدیمی یکبار در سرفصل بدهکارن تعریف و یکبار دیگر در سرفصل بستانکاران تعریف میشد و حسابدار برای گزارش گیری مثلا تراز باید دوبار تراز این شخص را می گرفت و سپس آن دو را مقایسه و تراز نهایی را بدست میآورد تصور کنید که آقای تهرانی در 100 حساب گردش دارد و این موضوع چقدر سخت و پیچیده است .
در روش های جدید کدینگ مراکز از کدینگ حسابها جداگانه در نظر گرفته و در هنگام ثبت سند حسابداری در صورتی که حساب دارای مرکز باشد مرکز آن تعیین می شود .. این موضوع هم کدینگ را ساده میکند و هم در هنگام گزار شگیری کافیست حساب و سپس مرکز را تعیین کنید و یک گزارش ساده و سریع در اختیار داشته باشید .
سوال 3:
سه روش که شامل زیر میباشد:
1) قطعی و غیر قابل بازگشت (در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.)
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
سوال 1:
پیش پرداخت قبل از انجام کار پرداخت شده و علی الحساب در قبال کار انجام شده پرداخت می شود.
مثال: آقای محمد در تاریخ ۹۲/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید.
علی الحساب
مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می شود.
مثال:
شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
سوال 2:
تفاوت تقصیلی با حساب این است که ماهیت مالی ندارد و برای گزارش درون سازمانی کاربرد دارد نه برون سازمانی.مختص یک شرکت است
از مزایای حساب های تفصیلی شناور اینست که امکان تهیه ی گزارش های گردش و مانده و ریز حساب از یک حساب تفصیلی شناور به صورت سرجمع بدون در نظر گرفت حساب معین یا به تفکیک حساب های معین درگیر با تفضیلی و یا برای یک معین خاص وجود دارد .نرم افزار های پیشرفته تر امکان تهیه گزارش یک حساب تفصیلی به تفکیک حساب های تفصیلی دیگر را هم میدهند که برای شرکت های که کار پروژه ای انجام می دهند خیلی کاربرد دارد . به عنوان مثالفرض کنید شرکتی بنا به نیاز خود در تفصیلی 2 پروژه های مختلفی را که در دست احداث دارد و درتفصیلی3 مواد و مصالح مصرفی را در اسناد حسابداری خود ثبت نموده باشد . تفصیلی 1 هم که طبق معمول برای اشخاص حقیقی و حقوقی استفاده میشود . حال در گزارشگیری میتواند حالت های زیر را بدست بیاورد
1: گزارش مصرف مواد به تفکیک پروژه های مختلف (گزارش تفصیلی 3 به تفکیک تفصیلی 2 که بر حسب گروه تفصیلی پروژه تهیه شده باشد)
2: گزارش مصرف پروژه های مختلف به تفکیک مواد و مصالح ( گزارش تفصیلی2 به تفکیک تفصیلی 3 که بر حسب گروه تفصیلی مواد و مصالح تهیه شده باشد )
سوال 3:
1:ثبت قطعی (غیرقابل بازگشت)اسناد
2:حفاظت اسنادقبلی ازاصلاح
3:تایید ونهایی نمودن اسناد
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
سوال 1: پیش‌پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت میگیرد .
علی‌الحساب عبارت است از پرداختی که به‌منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت مقررات صورت میگیرد .
بنابراین پیش‌پرداخت قبل از انجام کار یا دریافت کالا پرداخت میگردد ولی علی‌الحساب به‌منظور پرداخت قسمتی از کارهای انجام‌شده یا کالاهای خریداری‌شده یا خدمات انجام یافته پرداخت میگردد.
مثال: آقای محمد در تاریخ ۹۲/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید.
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۴/۱
پیش پرداخت اجاره
بانک
بابت پرداخت اجاره ۱۰ ماهه
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
علی الحساب :
مثال:شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۵/۲
علی الحساب
بانک
بابت ثبت علی الحساب پرداختی به حسابدار موسسه
۷۵۰٫۰۰۰
۷۵۰٫۰۰۰
سوال 2: درخت تفصیلی سه ویژگی دارد
1- تفصیلی به تنهایی ماهیت مالی( بدهکار یا بستانکاربودن) ندارد.
2- برای گزارش درون سازمانی است.
3-برای هر شرکتی منحصر به فرد است.
تفصیلی شناور : به کد هایی در کدینگ اطلاق میشود که در حسابهای مختلف گردش دارند و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف میشدند و هم حجم کدینگ را بالا میبردند و هم گزارشات را پیچیده میکردند بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند .
سوال 3
در روش اول که از آن به عنوان ثبت قطعی معمولا در مواقعی به کار می‌رود که کاربر چندین دوره مالی بصورت تلفیقی در یک پایگاه داده داشته باشد و بنا به دلایلی یک دوره خاص یا چندین دوره را از هر گونه اصلاحی محافظت نماید. در این حالت ابتدا از سیستم خود بک آپ تهیه می‌نماییم سپس از منوی سند ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب میکنیم.
روش دوم: منوی حفاظت اسناد قبلی از اصلاح میباشد، در این روش یک تاریخ بخصوص مشخص می‌نماییم در این صورت چون کوچکترین تغییری در اسناد محاسبات و بررسی مدیریتی را تحت شعاع قرار میدهد لذا باید از اصلاح محافظت شود در این شرایط کلیه اسناد مربوط به آن تاریخ و قبل از آن از اصلاح محافظت میشود. هر گاه نیز بخواهیم از حالت محافظت شده خارج نماییم، کافی است تاریخ مورد نظر را حذف نماییم
تائید و نهایی نمودن اسناد میباشد(معمولا حسابرس داخلی تائید و مدیر مالی نهایی می‌نماید) در این روش ابتدا بصورت فهرست وار کلیه اسناد را انتخاب می‌نماییم، سپس سند یا اسنادی را که می‌خواهیم تایید یا نهایی نماییم انتخاب می‌نماییم.
سوال 1
قبل از اینکه هزینه ای اتفاق بیافتد وجه کل هزینه برای مدتی بعد بطور یکجا پرداخت شود مثل پرداخت اجاره ۶ ماه آینده دفتر یا محل کار و یا پرداخت حق بیمه یکساله ساختمان که در این موارد چون هنوز هزینه ای اتفاق نیافتاده، مبلغ پرداختی را در حسابی تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می کنیم و در زمانی که هزینه اتفاق افتاد یعنی مدت آن سپری شد از این حساب خارج و به حساب هزینه سال منظور میشود.
پیش پرداخت
مثال: آقای محمد در تاریخ ۹۲/۴/۱ مبلغ ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال بابت اجاره ۱۰ ماهه محل دفتر به وسیله چک پرداخت می نماید.
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۴/۱
پیش پرداخت اجاره
بانک
بابت پرداخت اجاره ۱۰ ماهه
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
علی الحساب
مواقعی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده و انجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب شناخته شده و پرداخت می شود.
مثال
شرکت محمد و حسن حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۹۲/۵/۲
علی الحساب
بانک
750.000
750.000
سوال 2
تفصیلی دارای ماهیت مالی نمی‌باشد
تفصیلی به تنهایی و بدون حساب مرتبط با آن دارای ماهیت مالی نمی‌باشد، آقای علی اکبری زمانی معنی دارد که مثلاٌ بگوییم چک‌های دریافتنی- آقای علی اکبری یا وام دریافتنی- آقای علی اکبری یعنی ماهیت بدهکار یا بستانکار شدن آن به حساب معین مرتبط با آن
تفصیلی شناور:
زمانی که تفصیلی یونیک میشود به دلیل همین یکتایی آن با تمام حسابها درگیر نخواهد بود و باید بصورت شناور با بعضی از حسابهای مربوط به آن در ارتباط باشد، مثلاٌ شرکت آلفا بصورت شناور هم با حسابهای دریافتنی هم با اسناد دریافتنی هم با اسناد در جریان وصول هم با اسناد واخواستی در ارتباط است. پس یونیک بودن و شناور بودن لازم و ملزوم یکدیگرند.
تفصیلی شناور : به کد هایی در کدینگ اطلاق میشود که در حسابهای مختلف گردش دارند و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف میشدند و هم حجم کدینگ را بالا میبردند و هم گزارشات را پیچیده میکردند بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند
معنی و مفهوم تفصیلی:
تفصیل در لغت به معنای جدا کردن و فصل فصل کردن میباشد، حال چه چیز را از چه چیز جدا کنیم و به چه منظور این انفصال صورت گیرد حائز اهمیت میباشد.
در حسابداری ما به چند منظور این جدا کردن را انجام میدهیم:
1: بین ریز حسابهای ما با شرکتهای دیگر تفاوت وجود دارد، مثلاٌ حساب جاری 1257 بانک ملت مختص شرکت ما میباشد ولیکن موجودی نقد- بانک، مشترک بین همه شرکتها میباشد، پس موجودی نقد- بانک، به عنوان حساب معین تعریف میشود اما بانک ملت جاری 1257 به عنوان تفصیلی مطرح میشود. یعنی حساب شرکت خود را از شرکت دیگر متمایز و جدا میکنیم.
2- یک سری از حسابها صرفاٌ برای گزارشهای داخل شرکت استفاده میشود یک سری دیگر برای گزارشهای برون شرکتی؛
مثلاٌ این که شرکت آلفا چه قدر بدهکار است را ما به جایی ارائه نمی‌دهیم اما میزان بدهی‌های شرکت، باید در ترازنامه ذکر شود.
پس برای تفکیک بین گزاش‌های درون سازمانی و برون سازمانی نیز از تفصیلی استفاده میشود.
سوال 3
روش که شامل زیر میباشد:
1) قطعی و غیر قابل بازگشت (در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.)
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
گروه های تفصیلی که معمولاً نرم افزارهای مختلف مالی از آن بهره مند هستند برای دسته بندی حساب های تفصیلی شناور و نحوه ارتباط آن ها با حساب های اصلی (کل و معین) استفاده می شود. در حقیقت امکانی است که با استفاده از آن کاربر می تواند سطح حساب ها را به بیش از سطوح استاندارد کل و معین و تفصیلی گسترش دهد.
به دلیل این که تفصیلی های شناور دارای امکان اتصال به هر آرتیکل مالی می باشند، می توانند از افزایش بی رویه حساب ها جلوگیری نمایند.
منظور از کدینگ شناور همان تفصیلی های یونیک می باشد و منظور از آن این است که ما حساب هایی را که نیاز داریم چند جای کدینگ خود تعریف کنیم مانند مرکز هزینه، اشخاص حقیقی و حقوقی، کالاها، پروژه ها و ... یک بار در درخت تفصیلی ها تعریف کرده تنها با دادن یک ارتباط ساده آن حساب های شناور (تفصیلی ها) را به حساب های مربوطه مرتبط می کنیم.
مزایا:
از مزایای درخت تفصیلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن، تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
2-برای گزارش درون سازمانی است. 3-برای هر شرکتی منحصر به فرد است.
فایده تفصیلی شناور این است که در حسابهای
مختلف گردش دارد.
مثال :لازم نیست آقای الف را هم در سرفصل بدهکاران و هم بستانکاران تعریف کنیم که مغایرتهایی ایجاد شود.
پاسخ 3
1-ثبت قطعی (غیرقابل بازگشت)اسناد 2 -حفاظت اسناد قبلی ازاصلاح3 -تایید و نهایی نمودن اسناد
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی و نهایی کردن آن توسط مدیر مالی انجام میگردد.
2-برای گزارش درون سازمانی است. 3-برای هر شرکتی منحصر به فرد است.
فایده تفصیلی شناور این است که در حسابهای مختلف گردش دارد.
مثال :لازم نیست آقای الف را هم در سرفصل بدهکاران و هم بستانکاران تعریف کنیم که مغایرتهایی ایجاد شود.
پاسخ 3
1-ثبت قطعی (غیرقابل بازگشت)اسناد 2 -حفاظت اسناد قبلی ازاصلاح3 -تایید و نهایی نمودن اسناد
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی و نهایی کردن آن توسط مدیر مالی انجام میگردد.
گروه های تفصیلی که معمولاً نرم افزارهای مختلف مالی از آن بهره مند هستند برای دسته بندی حساب های تفصیلی شناور و نحوه ارتباط آن ها با حساب های اصلی (کل و معین) استفاده می شود. در حقیقت امکانی است که با استفاده از آن کاربر می تواند سطح حساب ها را به بیش از سطوح استاندارد کل و معین و تفصیلی گسترش دهد.
به دلیل این که تفصیلی های شناور دارای امکان اتصال به هر آرتیکل مالی می باشند، می توانند از افزایش بی رویه حساب ها جلوگیری نمایند.
منظور از کدینگ شناور همان تفصیلی های یونیک می باشد و منظور از آن این است که ما حساب هایی را که نیاز داریم چند جای کدینگ خود تعریف کنیم مانند مرکز هزینه، اشخاص حقیقی و حقوقی، کالاها، پروژه ها و ... یک بار در درخت تفصیلی ها تعریف کرده تنها با دادن یک ارتباط ساده آن حساب های شناور (تفصیلی ها) را به حساب های مربوطه مرتبط می کنیم.
مزایا:
از مزایای درخت تفصیلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن، تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
1: گزارش مصرف مواد به تفکیک پروژه های مختلف (گزارش تفصیلی 3 به تفکیک تفصیلی 2 که بر حسب گروه تفصیلی پروژه تهیه شده باشد)
2: گزارش مصرف پروژه های مختلف به تفکیک مواد و مصالح ( گزارش تفصیلی2 به تفکیک تفصیلی 3 که بر حسب گروه تفصیلی مواد و مصالح تهیه شده باشد )
3 . سه روش که شامل زیر میباشد:
1) قطعی و غیر قابل بازگشت (در منوی سند گزینه ثبت قطعی و غیر قابل بازگشت اسناد را انتخاب می کنیم و از این طریق آن ها را به طور دایمی حفاظت می کنیم بطوریکه دیگر قابل تغییر نیست.)
2) حفاظت اسناد قبلی از اصلاح (در منوی سند گزینه حفاظت اسناد قبلی از اصلاح با درج تاریخ اسناد تا آن تاریخ محافظت شده و در منوی سیستم گزینه تعریف کاربران این امکان حفاظت را برای عده خاصی مجاز میکنیم.)
3) تایید و نهایی کردن
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسط مدیر مالی
پیش پرداخت:وجهی است که برای خرید کالا یا خدمات قبل از تحویل مورد معامله و انجام کار طبق قرداد پرداخت خواهد شد.در واقع قبل از اینکه هزینه ای اتفاق بیفتد وجه کل هزینه برای مدتی بعد به طور یکجا پرداخت می شود،مثل اجاره 6ماهه دفتر یا محل کار که در این موارد چون هزینه ای رخ نداده مبلغ پرداختی بهعنوان پیش پرداخت ثبت میشود.
علی الحساب: علی الحساب در موارد زیر قابل پرداخت است :
الف - تسجیل و یا تهیه اسناد و مدارک مثبته برای تادیه تمام دین مقدور نباشد.
ب - وجه کافی از محل اعتبار مربوط برای تادیه تمامدین در اختیار ذیحساب نباشد.(ماده 61 قانون محاسبات عمومی کشور
در واقع زمانی پیش می آید که مقداری از کار انجام شده ولی هنوز قطعی نشده وانجام دهنده کار نیاز به مبلغی برای ادامه کار دارد در این حالت مبلغ پرداختی به عنوان علی الحساب پرداخت میشود.مثال:شرکت الف حق الزحمه کارکرد ماه های اردیبهشت، خرداد و تیر حسابدار موسسه را به دلیل کمبود منابع مالی پرداخت ننموده است و در تاریخ ۱۳۹۲/۵/۲ حسابدار موسسه درخواست دریافت مبلغی به عنوان علی الحساب را می نماید و آقای محمد چکی به مبلغ ۷۵۰٫۰۰۰ ریال به عنوان علی الحساب در اختیار ایشان قرار داد.
:حفاظت از اسناد
تایید کردن سندها توسط حسابرس داخلی نهایی کردن آن توسطمدیر مالی
در منو سند گزینه حفاظت از اسناد قبلی را انتخاب با دادن تاریخ مورد نظر از این تاریخ به قبل اسناد قابل اصلاح نیستند
برای جلوگیری قطعی از اصلاح اسناددر منوی سند گزینه ثبت قطعی اسناد را انتخاب میکنیم البته قبل از آن بکاپ میگیریم