تمرکز اطلاعات به عنوان جزء لاینفک یکپارچگی

سیستم‌های متمرکز و سیستم‌های غیر متمرکز:

برای آنکه با سیستم‌های متمرکز و همچنین سیستم‌های غیر متمرکز آشنا شویم با ذکر یک مثال آغاز می‌نماییم. یک شرکت را در نظر بگیرید که علاوه بر دفتر مرکزی، یک دفتر در شیراز و یک دفتر در تهران دارد که در تمامی این دفاتر عملیات مالی صورت می‌گیرد. در این صورت در تعریف کدینگ حساب‌ها چه رویکردی باید داشت که بتوان در دفتر مرکزی بدون ایجاد مغایرت یا از بین رفتن اطلاعات، رخدادهای مرتبط با هر یک از عملیات مالی شعب را فراخوانی نماییم؟

سیستم یکپارچه و سیر تکامل سیستم‌ها در حسابداری

سیر تکاملی سیستم‌های حسابداری:

سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت فرآیندها ( سیستم‌های فرآیند محور)

 ERP   به عنوان یک سیستم فرآیند محور متمرکز بر منابع سازمان : اگر با توجه به داشته‌هایمان (منابع) اقدام به طراحی و مدل سازی فرآیندهای کسب و کار نماییم اینجا هست که پای ERP به میان می‌آید.

تعریف نرم‌افزاری سیستم ( سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت فرآیندها)

تعریف نرم افزاری سیستم:

واژگان کلیدی: پردازش

تعریف سیستم از منظر علوم انسانی

عبارت است از مجموعه‌ای از اجزای به هم پیوسته که با همدیگر دارای رابطه متقابل و متعامل بوده و برای رسیدن به هدف مشترکی فعالیت می‌کنند.

دو واژگان کلیدی در تعریف فوق:

 تعامل: ارتباط دوطرفه (Interaction)

 هدف مشترک:  هم‌پایانی← اگر یکی از اجزا با بقیه ناسازگاری کند یا محکوم به  نابودی است یا باید مانند بقیه شود. (Equifinality)

تفکر سیستمی

بنا به در خواست دوستان فیلم کوتاه مربوط به سمینار تفکر سیستمی در اختیار قرار می‌گیرد، امید است مفید واقع شود.

فیلم نگرش سیستمی

صورت مغایرت بانکی

صورت مغایرت بانکى

عملیات حساب بانکى در دفاتر دارنده حساب، عکس وضعیت این حساب در دفاتر بانک مى باشد. بدین معنى که اقلام مندرج در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر دارنده حساب باید عینا با اقلام مندرج در ستون بستانکار این حساب در دفاتر بانک مطابقت داشته باشد. بدین ترتیب انتظار مى رود که مانده دو حساب مذکور همواره برابر باشد. اما به دلایلى به شرح زیر ممکن است مانده این دو حساب در یک تاریخ معین با یکدیگر مطابقت نداشته باشند. این عدم تطابق مى تواند به دلایل زیر باشد:

الف- تاخیر در ثبت یک یا چند مبادله توسط دارنده حساب یا بانک

ب-  اشتباه در ثبت یک یا چند مبادله توسط هر یک از طرفین(بانک یا دارنده حساب)

براى تعیین دلایل مغایرت بین حساب بانک در دفاتر دارنده حساب و حساب مذکور در دفاتر بانک و اصلاح اشتباهات احتمالى هر یک از دو طرف، لازم است مدارک دارنده حساب با صورتحساب بانک مطابقت داده شده و اختلافات فى مابین مشخص گردد. پس از تطبیق و تعیین موارد اختلاف، نتایج حاصله و نحوه عمل در مورد آنها، در یک صورتحساب تحت عنوان صورت «مغایرات بانکى» تنظیم مى گردد.

اختلاف فى مابین را مى توان به دو دسته تقسیم نمود:

معنی و مفهوم تسعیر ارز

الف: تعریف :

در استاندارد شماره 16 حسابداری  تعاریف زیر برای اصطلاحات مروبط به ارز بکار رفته است .

 واحد پول گزارشگری : عبارت است از واحد پول مورد استفاده در ارائه صورتهای مالی . 
 ارز : عبارت است از هر واحد پولی به غیر از واحد پول گزارشگری 
 تسعیر*: فرایندی است که از طریق آن اطلاعات مالی مبتنی بر ارز برحسب واحد پول گزارشگری بیان شود واژه تسعیر ، گزارش معاملات منفرد ارزی برحسب واحد پول گزارشگری و همچنین برگردان یک مجموعه کامل صورتهای مالی تهیه شده بر حسب ارز به واحد پول گزارشگری را در بر می گیرد. (بند 7 استاندارد شماره 16)
نرخ تسعیر: عبارت است از نرخ تبدیل دو واحد پول به یکدیگر (شامل انواع نرخهای برابری رسمی و قراردادی و غیره ) که در فرایند تسعیر بکارگرفته میشوند. 
تفاوت تسعیر: عبارت است از تفاوت ناشی از تسعیر میزان معینی از یک ارز به واحد پول گزارشگری با نرخهای تسعیر متفاوت .  تفاوت ناشی از از تسویه یا تسعیر اقلام پولی ارزی با نرخهای که در ثبت اولیه این اقلام یا در تسعیر این اقلام در صورتهای مالی دوره قبل بکار رفته است باید به عنوان در آمد یا هزینه دوره وقوع شناسائی شود. (بند 16 از استاندارد 16) 
اقلام پول: عبارت است از وجه نقد و دارائیها و بدهیهای که قرار است به مبلغ ثابت یا قابل تعیینی از وجه نقد دریافت و پرداخت شود . 
معاملات ارزی: معامله ارزی معامله است که به ارز انجام میشود یا مستلزم تسویه به ارز است . (معاملات ارزی در زمان شناخت اولیه باید براساس نرخ تسعیر در تاریخ انجام معامله به ریال ثبت شود)

تسعیر در لغت : به معنای نرخ نهادن، قیمت گذاری می باشد. (فرهنگ لغت دهخدا).

انواع تخفیفات و روش ثبت آن‌ها در سیستم مالی یکپارچه نوسا

با سلام؛

بصورت کاربردی معمولا با دو نوع تخفیف سر و کار داریم:  1- تجاری یا توافقی؛  2- نقدی؛

تخفیفات تجاری یا توافقی و رفتار سیستم مالی یکپارچه نوسا با آن:  این گونه تخفیفات در زمان انجام معامله و بصورت توافق بین دو طرف معامله صورت می‌گیرد و معمولا به خاطر خرید عمده یا قدرت  چانه زنی خریدار می‌باشد. از آنجا که این تخفیفات در واقع تعدیل کننده قیمت کالا و خدمات فروش رفته می باشد، لذا مستقیما بهای کالای فروش رفته را تحت تاثیر قرار می‌دهد، از این حیث در سیستم مالی یکپارچه نوسا از آن به عنوان تخفیف مستقیم یاد می‌کنیم و از آنجا که قیمت گذاری ما را تغییر می‌دهد  اگر بخواهیم برای آن قانون در نظر بگیریم ( مثلا به مشتریان خاص شرکت، همواره تخفیف معادل 15 درصد قیمت اصلی تعلق بگیرد) در قسمت قوانین تغییر تعرفه، برای آن قانون لحاظ می‌نماییم. نکته حائز اهمیت در این گونه تخفیفات این می‌باشد که در دفاتر مالی شرکت ثبت نمی‌شوند.

بخش و کاربردهای آن در سیستم مالی یکپارچه نوسا

بخش و کاربردهای آن در سیستم مالی یکپارچه نوسا:

در سیستم مالی یکپارچه نوسا با مفهومی به نام بخش سرو کار داریم که باید در معنای واقعی خود استفاده شود تا کارآیی خود را حفظ نماید و در غیر این صورت تبعاتی را به همراه خواهد داشت که خارج از کنترل کاربر می‌باشد. (1)

پیش فرض ذهنی برای شروع به کار:

برای آنکه بتوان به معنای واقعی از بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا استفاده نمود، ابتدا باید به این نکته توجه نمود که مفهوم بخش را در قالب یک شرکت حقوقی باید پیاده سازی نمود؛ یعنی  مثلا اگر ما مالک سه شرکت حقوقی هستیم برای آن‌که بتوانیم به درستی با سیستم مالی یکپارچه کار نماییم باید 3 پایگاه مجزا داشته باشیم نه 3 بخش مجزا؛ حال در هر کدام از آن پایگاه داده ها می‌توان مفهوم بخش را پیاده سازی نمود؛ احیانا اگر نیاز به تجمیع اطلاعات برای گزارش مدیریت داریم در پایگاه چهارم اطلاعات را تجمیع می‌نمایم. (( با امکاناتی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا تحت عنوان صدور و فراخوانی فایل وجود دارد این امر به راحتی شدنی است))

مفهوم بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا:

 در سیستم مالی یکپارچه نوسا برای تفکیک عملیات مالی شعب یک واحد تجاری یا واحد های سازمانی یک مجموعه  اقتصادی ،ازمفهوم بخش استفاده می‌نماییم؛ به عنوان مثال یک شرکت دارای شعبی در یزد، اصفهان، شیراز است که هر کدام یک بخش مستقل می‌باشد، یا مثلا هر اداره کل در ساختار کلی یک وزارتخانه یک بخش می‌باشد.
باید توجه داشت که هر کدام از این بخش ها باید خود تراز باشند ((ماهیت اصلی بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا:تفکیک عملیات کلی به تعدادی زیرسیستم خودتراز می باشد(بر گرفته از مطالب مدیر تیم طراحی سیستم مالی یکپارچه نوسا: جناب  آقای مومنی)) و احیانا اگر عملیات مالی بین بخش‌ها انجام می‌پذیرد باید از حساب‌های واسط استفاده نماییم، هر کدام از این بخش‌ها اسناد و دفاتر مالی مستقل دارند و اخذ تراز از هر یک از دفاتر  بصورت مستقل، امکان پذیر می‌باشد و در کنار آن امکان اخذ تراز از تجمیع این دفاتر نیز میسر می‌باشد. سند اختتامیه و افتتاحیه مجزا دارند و گزارشات معنی دار هر یک از بخش‌ها بصورت مستقل  و بصورت تجمیعی در اختیار کاربر می‌باشد.
با توجه به این مفهوم؛ در زمان ثبت رخدادهای مالی با مفهوم بخش سرو کار داریم و هر عملیات مالی چه در قالب سند حسابداری چه در قالب برگه انبار یا فاکتور فروش یا ... وابسته به بخش می‌باشد و به التبع سطرهای تشکیل دهنده سند یا برگه نیز وابسته به یک بخش خاص می‌باشد و احیانا  اگر به هر دلیلی قسمتی از آن در بخش دیگر می‌بایست ثبت شود از حساب کنترلی باید استفاده نمود.
با تفاسیر بالا پر واضح است که بخش در رابطه با عملیات مالی معنی دارد و منظور از بخش  صرفا محدود نمودن سطوح دسترسی کاربر نمی باشد، به عبارتی ابتدا باید عملیات مالی را تفکیک نمود و وظایف سازمانی را تعریف نمود سپس با توجه به وظایف عملیاتی کاربران،  استفاده کنندگان از سیستم  را تقسیم بندی نمود، سپس خود به خود با امکاناتی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا وجود دارد سطح دسترسی کاربر کنترل می‌شود و اجازه دسترسی کاربر از قسمت یا بخشی از سیستم که مجاز نمی‌باشد از او گرفته می‌شود، به عنوان مثال کاربری که در انبار کار می‌کند و به دلایلی باید صرفا ورود اطلاعات بصورت تعدادی داشته باشد، برای آنکه دسترسی به ریال نداشته باشد نیاز نمی‌باشد که بخش او را محدود کرد بلکه از ابتدا دسترسی  اورا محدود به استفاده تعدادی از سیستم می‌نماییم.
همچنین وقتی صحبت از عملیات مالی می‌شود، تعاریف اولیه سیستم مانند کالاها، مشتریان، انبارها، مداراک دریافت و پرداخت و ... تا زمانی که در قالب عملیات مالی  سیستم رخ ننمایند وابستگی به بخش خاصی را ندارند و به محض آنکه در رخداد مالی استفاده شود از مفهوم بخش پیروی خواهد نمود، به عنوان مثال یک چک به محض صدور باید سند بخورد، در هنگام ثبت سند بخش آن مشخص می‌شود و این چک متعلق به بخشی خواهد بود که سند آن ثبت شده و بخش‌های دیگر به آن دسترسی نخواهند داشت.
به عبارتی می‌توان چنین نتیجه گیری نمود که موجوداتی در سیستم مالی یکپارچه نوسا که ماهیت عینی یا فیزیکی دارند مانند کالا، مشتری، انبارها، مداراک و ... موجوداتی مستقل از بخش می‌باشند، زیرا بخش یک مفهوم ساختاری می باشد که وابستگی مستقیم با عملیات مالی شرکت دارد و این موجودات مستقل زمانی معنای واقعی خود را در سیستم مالی خواهند داشت که در قالب رخداد مالی ظهور کنند. در غیر این صورت از مفهوم واقعی بخش استفاده نخواهد شد.
و همچنین این نکته را باید توجه نمود که بخش برای تفکیک سطوح دسترسی در سیستم تعبیه نشده است و دارای مفهومی فراتر از این امر می‌باشد، ولی با امکانات خاصی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا موجود است اگر بصورت اصولی کار شود و سطوح دسترسی کاربران  رابطه مستقیم با سطوح وظایف آنان داشته باشد، بصورت شفاف و  دقیق سطح دسترسی کاربران بدون هیچ خللی در عملیات مالی کنترل می‌شود.
..........

 در ادامه با کاربردهای بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا آشنا خواهیم شد...