آنالیز داده‌ها در اکسل - الف : تحلیل داده‌ها به کمک ابزار What -If

یکی از مهمترین مباحث مدیریتی در اکسل مبحث آنالیز داده‌ها می‌باشد که بسیار پر کاربرد است، در این پست قصد داریم به بیان ساده با ذکر چند مثال کاربردی به بررسی موضوع مذکور و ابزارهای مرتبط با آنالیز داده‌ها بپردازیم.

در اکسل از آنالیز با عنوان What -If یاد می‌شود به بیان عامیانه یعنی برای رسیدن به هدف مطلوب، چه تغییری بر روی داده‌ها انجام گیرد، در واقع آنالیز داده‌ها بر روی نتیجه یا جواب مسئله تغییراتی انجام می‌دهد و با تغییر نتیجه، متغییر مورد نظر در تابع را تغییر می‌دهد. به عنوان مثال فرض کنید شما اگر روزی 4 ساعت درس بخوانید در پایان هفته 200 صفحه از کتاب مورد نظرتان را به پایان می‌رسانید، حال می‌خواهید بدانید که اگر  بخواهید تا پایان هفته 400 صفحه از کتاب تمام شود باید روزی چند صفحه درس بخوانید. این مثال ساده بیان کننده کاربرد what - if در برنامه اکسل می‌باشد.

در ادامه به بررسی ابزارهای مرتبط با آنالیز داده‌ها آشنا خواهیم شد.

الف: ابزار Goal Seek: این ابزار به شما کمک می‌نماید تا به منظور رسیدن به نتیجه دلخواه داده‌ها را تغییر دهید. این ابزار دارای سه آرگومان به شرح زیر می‌باشد.

Set Cell : حاوی سلولی است که فرمول یا تابع مورد نظر در آن قرار دارد.

To Value : در این آرگومان نتیجه مطلوب یا هدفی که می‌خواهیم به آن برسیم را باید وارد نماییم.

By Changing : حاوی سلولی می‌باشد که به عنوان متغییر آنقدر باید تغییر نماید که به نتیجه مطلوب  خویش برسیم.

در واقع با تغییراتی که بر روی آرگومان By Changing می‌دهیم تاثیر آن را بر روی فرمولی که در Set Cell می‌باشد خواهیم دید و به نتیجه دلخواه در آرگومان  To Value می‌رسیم.

با ذکر یک مثال بحث را دنبال خواهیم کرد. می‌خواهیم بدانیم چه عددی ضربدر عدد 2342 شود حاصل 600000 خواهد شد. به مراحل زیر توجه نمایید.

ب : ابزار Scenarios : بسیاری مواقع پیش می‌آید که ما با یک سلول و یا یک داده، سر و کار نداریم بلکه با تعدادی یا یک سری یا چند سری داده سرو کار داریم و می‌خواهیم نتیجه محاسبات را با توجه به تغییرات داده‌ها با هم مقایسه نماییم. مثلا می‌خواهیم بدانیم با تغییر یک سری پارامترها یا مقادیر، تاثیر آن در محاسبات نسبت به دیگری چگونه است.
در این شرایط به تعداد سری اعدادی که می‌خواهیم مقایسه نماییم Scenarios ایجاد می‌نماییم و برای هر کدام، یک نام در نظر می‌گیریم(سری اول از داده‌های ابتدایی و سری های بعدی با تغییر بر روی داده‌های ابتدایی) به مراحل زیر توجه نمایید.
‌

 سه سری با نام t1,t2,t3  با الگو از دادهای اولیه و با تغییرات دلخواه ایجاد می‌شود:

حال نتیجه تغییرات به شرح زیر در اختیار قرار خواهد گرفت (با تغییر بر روی عدد 209 در سری اول به 310 در سری دوم و تغییر عدد 201 در سری اول به 210 در سری سوم به نتایج متفاوت در محاسباتی که در انتهای جدول آمده رسیدیم و می‌توانیم تاثیر تغییرات اعمال شده را نسبت به هم مقایسه نماییم)

:

ج: کاربرد ابزار Data -Table : وقتی صحبت از table می‌شود سطر و ستون به ذهن خطور می‌کند، در واقع این ابزار بهترین امکان برای تحلیل بر روی تغییرات دو متغییر می‌باشد. ظاهر ابزار بسیار ساده است ولی در استفاده از این فرمول باید دقت نمود.

این ابزار دارای دو آرگومان است، یکی مربوط به سطر و یکی مربوط به ستون، البته توجه نمایید مربوط به معیار یا شاخصی است که باید تغییر نماید و این پارامتر با علامت $ باید ثابت شود.

B4 , B5 آدرس متغییرهای فرمول است که در سطر و ستون جدول تغییر می‌نماید، توجه نمایید که می‌تواند فقط یکی از آن‌ها نیز با توجه به نیاز تغییر نماید، یعنی یا سطر یا ستون یا هر دو آنها با توجه به نیاز.

حال با ذکر مثال به بررسی نحوه استفاده از ابزار فوق می‌پردازیم: فرض کنید می‌خواهیم با تغییرات بر روی مواد اولیه و حاشیه سود مطلوب، قیمت فروش محصولات را بدست آوریم.

مقادیر اولیه مواد و حاشیه سود و عوارض و مالیات (که ثابت است) را در سمت چپ و جدولی با مقادیر دلخواه در سمت راست، و زیر قیمت فروش فرمول مطلوب (C7+(C8+C9)*C7=) را می‌نوسیم حال مطابق راحل زیر را انجام می‌دهیم.