اگر قصد دارید از یک حساب یا تفصیلی یا مجموعه حساب یا مجموعه تفصیلی به تفکیک تناوب زمانی دلخواه (مثلا ماه به ماه) گزارش بگیریم وارد این منو می‌شویم و با انتخاب حساب یا تفصیلی یا مجموعه مورد نظر با در نظر گرفتن نحوه محاسبه، اقدام به اخذ گزارش دلخواه خویش می‌نماییم.
توجه نمایید در بسیاری از گزارشاتی که توسط سیستم مالی نوسا اتخاذ می‌شود علاوه بر اینکه به راحتی می‌توان گزارش مربوطه را به محیط اکسل انتقال داد، می‌توان نمودار مرتبط با گزارش مربوطه را نیز با استفاده از گزینه 
استخراج نماییم.
همانطور که قبلا ملاحظه نمودید بهترین روش برای تعریف تفصیلی استفاده از مفهومی تحت عنوان تفصیلی شناور یا یونیک می‌باشد. یکی از مزایایی که قبلا به آن اشاره نمودیم استفاده از آن به منظور اتخاذ گزارشات بهینه و یکتا می‌باشد. در این پست قصد داریم گزارشات کاربردی نوسا در ارتباط با تفصیلی شناور را بررسی نماییم.
قبل از ورود به منوی تحلیل پیشنهاد می‌کنم ابتدا مشخص نمایید (روی کاغذ بنویسید یا در ذهن متصور شوید) که چه گزارشی می‌خواهید، سپس وارد منوی تحلیل شوید، مثلا اگر می‌خواهید وضعیت شرکت پرشین الکتریک (یکی از مشتریان) را نسبت به حساب‌هایش ببینید، باید از تفکیک تفصیلی به حسابها استفاده نمایید. یا مثلا اگر می‌خواهید چکهای دریافتنی را به تفکیک مشتریان ببینید از تفکیک حساب به تفصیلی‌ها استفاده می‌نمایید. حال اگر ملاحظه فقط مانده آن حسابها یا تفصیلی‌ها برایتان کفایت می‌کند، گزارش را بصورت سرجمع و اگر علاوه بر مانده آنها، ریز سندهای مرتبط با آن حسابها یا تفصیلی‌ها هم مطلوب می‌باشد گزارش را بصورت گروهبندی شده اتخاذ می‌نماییم.
در ادامه با ذکر چند مثال به بررسی گزارش مذکور می‌پردازیم.
الف: وضعیت شرکت بذر نو نسب به حساب‌هایش : (تفکیک تفصیلی به حساب ها) به دو صورت سرجمع و گروهبندی شده
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
ب: وضعیت چکهای دریافتنی به تفکیک مشتریان (تفکیک حساب به تفصیلی‌ها) به دو صورت سرجمع و گروهبندی شده
در این پست می‌خواهیم دو نمونه از گزارشاتی که با رویکرد تحلیل در سیستم مالی هدیه نوسا وجود دارد را بررسی نماییم. تراز 8 ستونی و تراز 10 ستونی:
الف : تراز 8 ستونی: خیلی مواقع پیش می‌آید که ما می‌خواهیم تراز یک مقطع زمانی خاص را نسبت به تراز کل دوره مالی ملاحظه و مقایسه نماییم. در این شرایط علاوه بر تراز 4 ستونی که قبلا با آن آشنا شدیم و مربوط به کل سال می‌باشد به یک گردش بدهکار و گردش بستانکار مربوط به یک مقطع زمانی دلخواه که از درون دوره مالی استخراج می‌شود نیز نیاز داریم (در این مثال گردش بهمن ماه را به عنوان یک مقطع زمانی نسبت به کل سال نیاز داریم) همچنین از ابتدای سال تا بهمن ماه نیز به عنوان تا ابتدای دوره مطلوب می‌باشد. یعنی دو ستون مربوط به گردش بدهکار و بستانکار تا ابتدای بهمن ماه (به عنوان دوره مطلوب) دو ستون مربوط به گردش بدهکار و گردش بستانکار طی بهمن ماه ( به عنوان دوره مطلوب) و دو ستون گردش بدهکار و بستانکار و دو ستون مانده بدهکار و بستانکار مربوط به کل دوره مالی ( سال مالی).
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن روی آن کلیک نمایید)
ب: تراز 10 ستونی : در گزارش 8 ستونی بالا، گردش‌های مربوط به افتتاحیه (یعنی مبالغی که از سال پیش به سال جاری انتقال پیدا نموده) در درون گزارش و دل گردش بدهکار و بستانکار تا ابتدای دوره می‌باشد که در تراز 10 ستونی به طور مجزا باید بررسی شود و دو ستون مجزا به آن اختصاص داده شود.
ب: گزارشات با رویکرد جستجو : یکی از پر کاربردترین مواردی که یک حسابدار به آن رجوع می‌کند، جستجو در شرح اسناد می‌باشد. یک حسابدار مجرب هیچ گاه شرح هیچ سطری از سند را خالی نمی‌گذارد. بنابراین برایش مطلوب است که از تک به تک مواردی که در شرح اسناد به کار برده بتواند گزارش بگیرد، در ادامه با چند نمونه از گزارشاتی که با رویکرد جستجو در برنامه نوسا وجود دارد آشنا خواهیم شد.
هر چند در اغلب گزارشات نوسا رویکرد جستجو در شرح اسناد با گذاشتن شرط میسر می‌باشد، ولی بهترین و کاربردترین قسمت برای جستجو در شرح اسناد منوی دفتر - جستجو در شرح اسناد می‌باشد.
حال به بررسی چند نمونه گزارش پر کاربرد با رویکرد جستجو در قالب چند مثال در سیستم مالی هدیه نوسا می‌پردازیم.
مثال شماره 1: می‌خواهیم چک‌هایی که از تاریخ 15 فرودین سال جاری به بعد بابت خرید پرداخت شده و مبلغ آن بالای 5000000 ریال است و توسط تنخواه دار شرکت آقای محمدی صادر گردیده را ملاحظه نمایم.
مراحل زیر را طی می‌نماییم تا به گزارش مطلوب خویش برسیم.
مثال شماره 2 : می‌خواهم مبالغی که بابت هزینه در طول تمام سال‌ها پرداخت شده را به ترتیب از بالاترین مبلغ تا پایین ترین مبلغ بدهکار ببینم.
گزارش‌هایی که از سیستم مالی هدیه نوسا قابل استخراج می‌باشد را می‌توان در 3 قالب زیر طبقه بندی نمود:
الف: گزارش‌های روتین حسابداری شامل: دفتر کل - دفتر معین - دفتر تفصیلی - دفتر روزنامه - تراز آزمایشی 4ستونی - تراز آزمایشی جامع و...
ب: گزارش‌هایی با رویکرد جستجو : که اصلی ترین آن در منوی دفتر - جستجو در شرح اسناد موجود است.
ج: گزارش‌هایی با رویکرد تحلیلی و آماری شامل: کل گزارشات منوی تحلیل - منوی گزارش - تراز 8 ستونی حسابها و تفصیلی‌ها - تراز گروهبندی شده کلان و...
در ادامه با انواع روش‌های اخذ گزارش در سیستم مالی هدیه نوسا آشنا خواهیم شد.
الف: گزارش‌های روتین حسابداری
1-دفتر روزنامه: یکی از گزارش‌هایی که در حسابداری عرف می‌باشد دفتر روزنامه می‌باشد که حاوی گردش عملیات کلیه روزهای سال برحسب (بصورت معمول) حساب کل می‌باشد که می‌توان این گزارش را سرجمع بر حسب روزهای سال، یا سرجمع بر حسب اسناد، یا بدون سرجمع اتخاذ نمود. منظور از اخذ سرجمع در گزارش مذکور این است که آیا ما می‌خواهیم سرجمع حسابهای کل را بر حسب روز ببینیم یا بر حسب اسناد؟ به عبارتی یعنی هر روز، سر جمع حسابهای کل را به ما نشان دهد یا در هر سند سرجمع حسابهای کل را به ما نشان دهد، از آنجا که باید بین دفتر کل و دفتر روزنامه تناظر یک به یک وجود داشته باشد معمولا به همان روشی که دفتر کل را استخراج می‌نماییم دفتر روزنامه را نیز استخراج می‌نماییم و چون عرف می‌باشد که دفتر کل را سرجمع بر حسب اسناد اتخاذ می‌نمایند، دفتر روزنامه را نیز سرجمع بر حسب اسناد ملاحظه می‌نمایند.
2 : دفتر کل - دفتر معین - دفتر تفصیلی: برای اتخاذ گزارش‌های مذکور می‌توانید به منوی دفتر - قسمت دفتر یک حساب یا دفتر یک تفصیلی مراجعه نمایید. اگر حساب‌هایی که با شکل 
مشخص شده است را انتخاب نماییم یعنی دفتر کل را انتخاب نمودیم، اگر حساب‌هایی که با
مشخص شده است را انتخاب نماییم یعنی دفتر کل را انتخاب نمودیم، و اگر از منوی دفتر تفصیلی آخرین سطح تفصیلی را انتخاب نماییم یعنی دفتر تفصیلی را اتخاذ نمودیم. نکته حایز اهمیت این است که نحوه سرجمع باید مطابق دفتر روزنامه باشد.
3: تراز آزمایشی 4 ستونی: برای اتخاذ گزارش مذکور می‌توان به منوی تراز - تراز 4 ستونی حساب یا تفصیلی مراجعه نماییم و با توجه به اینکه در تراز آزمایشی مطلوب، گزارش گردش و مانده حسابهای کل برایمان مطلوب می‌باشد، بنابرین نوع گزارش را تراز حسابهای کل انتخاب می‌نماییم.
در پست‌های آتی به بررسی سایر گزارش‌های سیستم مالی هدیه نوسا خواهیم پرداخت.
همانطور که در پست‌های قبلی ملاحظه نمودیم، شرکت تجارت نوین اقدام به استخدام چند نیروی کار نمود و طبق قانون کار اقدام به بستن قرارداد با این افراد نمود، حال می‌خواهیم در این پست با ثبت سند حقوق و دستمزد و همچنین سند پرداخت حقوق مربوطه آشنا شویم. قبل از ادامه این پست پیشنهاد می‌کنم با نحوه محاسبه حقوق و دستمزد، محاسبه بیمه و مالیات و همچنین محاسبه وام و ... با مراجعه به لینک زیر مراجعه نماییم.
آشنایی با نحوه محاسبه حقوق و دستمزد و ملحقات آن
حال با سندهای مربوط به حقوق و دستمزد در سیستم مالی هدیه نوسا آشنا می‌شویم
(( برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید))
الف: ثبت سند مربوط به حقوق اردیبهشت ماه واحد اداری:
ب: ثبت سند مربوط به پرداخت حقوق اردیبهشت ماه واحد اداری:
همانطور که در پست‌های قبلی مشاهده نمودید، سه فقره چک از شرکت پرشین الکتریک دریافت شد، که دوتا از آنها به بانک تجارت جهت وصول ارسال شد، در زمان سررسید، یکی از چک‌ها وصول و دیگری برگشت می‌خورد، حال با نحوه ثبت سندهای مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا آشنا می‌شویم.
الف: ثبت سند مربوط به وصول چک:
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
پس از دریافت سه فقره چک از شرکت پرشین الکتریک، حال نوبت به نقد نمودن چکهای مذکور می‌شود این پروسه با واگذاری چکهای مربوطه به بانک شروع می‌شود. بدین نحو که در زمان سررسید چک‌ها، شرکت تجارت نوین اقدام به ارسال (خواباندن به حساب) دو فقره از چکهای مذکور به بانک تجارت شعبه سپهبد قرنی (حساب اصلی شرکت) می‌نماید، در زیر ثبت رخداد مربوطه را در سیستم مالی هدیه نوسا ملاحظه می‌نماییم.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
پس از آنکه فاکتور رسمی در اختیار شرکت پرشین الکتریک قرار گرفت، شرکت مذکور اقدام به پرداخت سه فقره چک با تاریخ سر رسید متفاوت در وجه شرکت تجارت نوین می‌نماید و چکهای مذکور را به نماینده شرکت تجارت نوین تحویل می‌دهد. ثبت سند مرتبط با رخداد مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد:
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
همانطور که می‌دانید فروش کالا همراه با حواله آن معنی دارد، یعنی درآمد در کنار هزینه ای به نام بهای تمام شده باید منعکس شود، پس نظیر به نظیر فاکتور صورت گرفته باید حواله آن نیز صادر شود، در هنگام صدور حواله انبار، طبق استاندارد شماره 8 حسابداری باید بر اساس یکی از روش‌های تعیین بها (میانگین، فایفو ،شناسایی ویژه و..،)کالا قیمت گذاری شود و حواله آن صادر شود. برای آشنایی با پروسه مذکور پیشنهاد می‌کنم لینک زیر را مطالعه نمایید.
آشنایی با روش‌های تعیین بهای خروج کالا در انبار
همچنین نحوه ثبت سند حسابداری رخداد مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
همانطور که قبلا به آن اشاره کردیم، شرکت تجارت نوین یک شرکت بازرگانی می‌باشد و کالاهایی را به قصد فروش و درآمدزایی خریداری می‌کند، حال نوبت فروش کالا می‌باشد، طی فاکتوری که برای شرکت پرشین الکتریک تنظیم شده است، یک کولر گازی و یک ال سی دی سامسونگ به فروش می رسد، ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
شرکت تجارت نوین که قبلا خریدهایی از دو شرکت نیلپر و سنا پویان داشته، حال اقدام به پرداخت دو فقره چک جهت تسویه فاکتورها نموده است. ثبت حسابداری موارد مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
بعضی مواقع لازم است که در کنار مبالغ بدهکار و بستانکار در سطرهای سند، مقدار (تعداد)، بدهکار یا بستانکار نیز درج شود تا آماری از میزان خرید یا فروش یا حتی موجودی انبار داشته باشیم.
در این مواقع نیاز است ابتدا حساب یا تفصیلی مورد نظر را واجد شرایط درج مقدار یا تعداد نماییم (در تعاریف اولیه مطابق تصویر اول) سپس در هنگام ورود اطلاعات در محیط سند مقدار متناظر با آن سطر از سند را در قسمت جانبی سطر، درج نماییم (مطابق تصویر دوم).
از آنجا که شرکت تجارت نوین یک شرکت بازرگانی می‌باشد، اقدام به خرید چند دستگاه لوزم خانگی از نمایندگی مرکزی سامسونگ جهت نگهداری در انبار و سپس فروش می‌نماید.
توجه نمایید که کلیه ثبت‌ها بصورت دایمی می‌باشد، برای آشنایی با روش دایمی و تفاوت آن با ادواری به لینک زیر مراجعه نمایید.
نحوه ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
شرکت تجارت نوین تصمیم به خرید تعدادی میز و صندلی اداری برای واحدهای مختلف شرکت می‌گیرد و از شرکت نیلپر درخواست ارائه پیش فاکتور می‌نماید، پس از مطالعه پیش فاکتور و تائید آن، فاکتور رسمی توسط شرکت نیلپر ارسال می‌شود. برای آشنایی با نحوه ثبت مالیات و عوارض به لینک زیر مراجعه نمایید.
نحوه ثبت و محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر است.
(برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
تنخواه‌دار شرکت (آقای کریم منزوی) به بانک تجارت رفته و اقدام به وصول چکی که چند روز پیش بابت شارژ تنخواه گرفته بود می‌نماید. ثبت رخداد مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد.
برای دیدن تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید.
آقای کریم منزوی به عنوان تنخواه‌دار شرکت انتخاب می‌شود و مبلغ 40000000 ریال به عنوان تنخواه از حساب بانک تجارت بابت شارژ تنخواه به ایشان پرداخت می‌شود، حال اقدام به ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا می‌نماییم.
قبل از ثبت سند مذکور برای آشنایی با روش‌های ثبت سند مرتبط با تنخواه گردان می‌توانید به لینک مقابل مراجعه نمایید:
تنخواه گردان و روش‌های ثبت حسابداری آن
حال نحوه تنظیم سند مذکور را در سیستم مالی نوسا با هم می‌بینیم. (برای مشاهده تصاویر در اندازه واقعی آن بر روی آن کلیک نمایید)
پیش از این در پست‌های قبلی با تنظیم سند اختتامیه آشنا شدیم. همانطور که قبلا ملاحظه نمودید سند اختتامیه بصورت اتوماتیک و بسادگی تنظیم شد، منطقی می‌باشد که سند افتتاحیه نیز مانند سند اختتامیه بصورت اتوماتیک اما متناظر با سطرهای سند اختتامیه تنظیم شود، برای تنظیم سند افتتاحیه در سیستم مالی هدیه نوسا مطابق مراحل زیر ابتدا یک سال مالی جدید تشکیل می‌دهیم سپس اقدام به تنظیم یک سند افتتاحیه جدید با معکوس نمودن مبالغ سطرهای سند اختتامیه می‌نماییم و در نهایت شرح سطرهای سند را بصورت یکباره مطابق با شرح مورد نیاز خود تنظیم می‌نماییم.
همانطور که مستحضر هستید در سیستم های مکانیزه مالی نیاز نیست که بصورت دستی اقدام به تنظیم سند اختتامیه نماییم، برای تنظیم سند اختتامیه در سیستم مالی هدیه نوسا می‌توانید مراحل زیر را کنترل و اجرا نمایید تا کلیه حسابها و تفصیلی‌هایی که دارای مانده در سال جاری هستند بسته شده و مانده آنها صفر گردد و آماده انتقال در قالب سند افتتاحیه به سال آتی گردند.
گاها نیاز می‌شود در هنگام ثبت اسناد مالی در سیستم هدیه نوسا، اقدام به درج تاریخ سر رسید چک و شماره چک نماییم. در این شرایط هنگام ورود اطلاعات در هر کدام از سطرهای سند، می‌بایست به قسمت جانبی سطرهای سند رفته و مطابق شکل زیر اقدام به ورورد اطلاعات نماییم.
پس از ورود اطلاعات در سطرهای سند، حال نیازمند آن هستیم که از اطلاعات وارد شده گزارش تهیه نماییم، برای این منظور در تمام گزارشات سیستم مالی هدیه نوسا به قسمت شرایط رفته و مطابق شکل زیر اقدام به انتخاب شرط مورد نظر نمایید.
پس از اینکه شرکت تاسیس شد حال زمان آن رسیده تا محلی برای شروع کار توسط سهام داران شرکت اجاره شود، آقای کامران احمدی محلی را در خیابان هفت تیر اجاره می‌نماید و با مالک ساختمان به توافق یکساله به شرح زیر می‌رسند.
مبلغ اولیه ودیعه (رهن): 700000000 ریال
اجاره هر ماه: 10000000 ریال
که قرار می‌شود طی چهار فقره چک مبلغ فوق پرداخت گردد: یک فقره چک به تاریخ روز بابت ودیعه و 3 فقره چک به توالی 3 ماهه (تاریخ اولین چک از 2 خرداد).
نحوه ثبت سند مذکور در سیستم مالی هدیه نوسا به شرح زیر می‌باشد:
پس از اقدام به تاسیس شرکت، حال نیاز است، حساب بانک تجارت که مختص شرکت افتتاح شده، برای هزینه‌های جاری شرکت شارژ شود، در واقع می‌خواهیم از این به بعد، مخارج مربوط به شرکت را از حساب خود شرکت پرداخت نماییم، نه از حساب اشخاص وابسته (سهامداران شرکت). بنابراین لازم است ابتدا حساب جاری بانک تجارت توسط خود سهامداران شارژ شود. برای این منظور هر یک از سهامداران به ترتیب زیر اقدام به واریز وجه نقد به حساب بانک تجارت می‌نمایند.
خانم ساغر احمدی : آورده نقدی 50000000
آقای کامران احمدی: آورده نقدی 100000000
آقای اکبر محمدی: آورده نقدی 200000000
در ادامه با نحوه ثبت سند فوق در سیستم مالی هدیه نوسا آشنا خواهیم شد
در پست‌های قبلی ملاحظه نمودید که قبل از ثبت رسمی شرکت یک سری از هزینه‌ها رخ می‌دهد که سهام دارن آتی شرکت از حساب شخصی خود برای پرداخت آنها استفاده نمودند و این گونه هزینه‌ها به عنوان هزینه دوره لحاظ گردید (طبق استاندادرد شماره 17 حسابداری). در واقع افتتاح یا شروع کار حسابداری یک شرکت با ثبت هزینه های قبل از تاسیس می‌باشد.
حال شرکت با نام تجارت نوین در تاریخ 12/12/*9 ثبت شده و در روزنامه رسمی منعکس شده است و سهام داران یعنی آقای اکبر محمدی، آقای کامران احمدی و خانم ساغر احمدی هرکدام تعدادی از سهام را می‌بایست اتخاذ نمایند.
طبق مدارک ارسالی از طرف شرکت ثبت رسالت (شرکتی که مسئولیت ثبت شرکت را برعهده داشت) شرکت تجارت نوین به شماره ثبت 93021 با سرمایه اسمی 100000000 ریال شامل 10000 سهم به ارزش هر سهم 10000 ریال ثبت گردید و به قرار زیر هر کدام از سهامداران اقدام به خرید سهام نمودند.
آقای اکبر محمدی 40 سهم
آقای کامران احمدی 50 سهم
خانم ساغر احمدی 10 سهم
همچنین شرکت اقدام به افتتاح حساب شماره 1254 در بانک تجارت شعبه سپهبد قرنی می‌نماید، در واقع افتتاح این حساب به این علت است که طبق قانون 35 درصد سهام اسمی باید نقدا توسط سهام داران شرکت به نسبت میزان سهام اتخاذ شده به حساب بانک واریز شود
در ادامه با ثبت حسابداری مرتبط با موارد مذکور آشنا خواهیم شد. همجنین برای آشنایی با نحوه ثبت حسابداری مرتبط با شرکت‌های سهامی می‌توانید بر روی لینک زیر کلیک نمایید.
اگر اقدام به تهیه پشتیبان نموده اید و لازم شده است که فایل حاوی بکآپ اطلاعات را بازگردانی نمایید. می‌توانید مسیر زیر را در سیستم مالی هدیه نوسا دنبال نمایید.
1- ابتدا وارد منوی مدیریت سیستم هدیه نوسا شوید.
2- سپس گزینه بازیابی پشتیبان را انتخاب نموده و از مسیری که بک آپ را در آن ذخیره نموده‌ایم، اقدام به بازیابی آن می‌نماییم.
نکته : دقت نمایید که با بازیابی پشتیبان، کلیه اطلاعات قبلی سیستم اطلاعاتی پیش رویمان را پاک می‌نماید و کل اطلاعات فایل پشتیبان را جایگزین آن می‌نماید.
همانطور که مستحضرید، اطلاعات مالی جزء اطلاعات مهم و تاثیر گذار در تصمیم گیری سازمان می‌باشد و گزارشگیری بهنگام از رخدادهای مالی بسیار حائز اهمیت می‌باشد. حال فرض کنید یک حسابدار، زحمت کشیده و چندین ماه و یا چندین سال ثبت سند انجام داده، حال به دلایل مختلف مثلا سوختن هارد، اطلاعات مالی از بین می‌رود. برای پیشگیری از اتفاق صورت گرفته چه باید کرد؟ در این حال یک حسابدار فهیم با توجه به میزان و اهمیت رخدادهای مالی ثبت شده اقدام به تهیه پشتیبان یا backup از اطلاعات ثبت شده می‌نماید. اما چگونه در سیستم مالی هدیه نوسا اقدام به تهیه بک آپ می‌نماییم؟ در ادامه مراحل تهیه پشتیبان در سیستم هدیه نوسا را باهم ملاحظه می‌نماییم.
1- وارد منوی مدیریت سیستم هدیه نوسا می‌شویم.
2- سپس از منوی عملیات وارد قسمت تهیه پشتیبان شده و اقدام به تهیه بک آپ می‌نماییم.
3- حال پس از انتخاب مسیر ذخیره بک آپ و قرار دادن یک نام منحصر به فرد (پیشنهاد بر این است که برای شناسایی و طبقه بندی بهتر از تاریخ به عنوان نام استفاده نمایید مثلا 13931205 یعنی بک آپ مربوط به 5 اسفند 93) اقدام به ذخیره پشتیبان می‌نماییم.
4 - در صفحه پیش روی ما، اگر امنیت بک آپ ذخیره شده برای ما حائز اهمیت است و بخواهیم بک آپ فقط و فقط بر روی این سرور (کامپیوتری که بک آپ بر روی آن ذخیره می‌شود) بازیابی شود. تیک بازیابی فقط بر روی این سرور میسر باشد را می‌زنیم. و اگر بخواهیم یک پسورود منحصر به فرد برای بکاپ در نظر بگیریم که بدون وارد کردن آن بازیابی میسر نباشد، تیک بازیابی فقط با کلمه عبور زیر میسر باشد را زده و یک کلمه عبور منحصر به فرد به آن اختصاص می‌دهیم.
5- اگر می‌خواهید اطمینان خاطر پیدا نمایید که فایل پشتیبان گرفته شده به درستی اتخاذ شده است می‌توانید مطابق شکل زیر فایل مذکور را از مسیر ذخیره شده انتخاب و بررسی نمایید.
برای محافظت اسناد از اصلاح در سیستم مالی نوسا 3 روش پیش روی ماست، در روش اول که از آن به عنوان ثبت قطعی (غیر قابل بازگشت نام می‌بریم) معمولا در مواقعی به کار می‌رود که کاربر چندین دوره مالی بصورت تلفیقی در یک پایگاه داده داشته باشد و بنا به دلایلی یک دوره خاص یا چندین دوره را از هر گونه اصلاحی محافظت نماید. در این حالت ابتدا از سیستم خود بک آپ (پشتیبان تهیه می‌نماییم) سپس با استفاده از مسیر زیر اقدام به ثبت قطعی می‌نماییم.
در ادامه با روش‌های دیگر حفاظت اسناد که قابل بازگشت توسط کاربر (شخصی که دسترسی دارد) است، آشنا خواهیم شد.
در سیستم مالی نوسا برای حذف اسناد از منوی مربوط به آن که در زیر ملاحظه می‌نمایید، استفاده می‌نماییم. در این حالت سندی که قصد حذف آن را داریم در پیش روی ما ظاهر می‌شود سپس با استفاده از آیکون 
اقدام به حذف سند می‌نماییم.
