یکپارچگی از شعار تا واقعیت...

سیستم یکپارچه به سیستمی اطلاق می‌گردد که حداقل دارای مشخصات زیر باشد:

• متشکل از تعدادی زیر سیستم با ساختاری متمرکز و معطوف به یک هدف؛  
  

• تمرکز داده‌‌های زیر سیستم‌ها در یک محل؛

• وجود رابطه معنادار بین زیر سیستم‌ها؛

• امکان راهبری همزمان زیر سیستم‌ها؛

• امکان مدیریت و پردازش اطلاعات تجمیع شده در هر لحظه؛

علاوه بر موارد فوق خاطر نشان می‌گردد، وقتی صحبت از پردازش اطلاعات به میان می‌آید، مفاهیمی همچون دقت، صحت و سرعت در اطلاع‌رسانی، برای ما حایز اهمیت می‌شود. از این رو است که نیاز ما به سیستمی یکپارچه‌، که بتواند اطلاعات دقیق، صحیح و قابل اطمینان را در هر لحظه، در اختیار ما قرار دهد، پر رنگ‌‌تر می‌گردد.
با توجه به تعاریف انجام شده، می‌توان نتیجه گرفت که یکپارچه سازی، صرفا تجمیع اطلاعات از زیر سیستم‌ها و انعکاس آنها در سیستم مادر نمی‌باشد. زیرا جهت دسترسی به اطلاعات دقیق و صحیح در هر لحظه، علاوه بر اینکه لازم است اطلاعات، بی درنگ به هنگام شوند، تاثیر اطلاعات زیر سیستم‌ها بر یکدیگر نیز حائز اهمیت می‌باشد؛ در سیستم‌هایی که یکپارچه نیستند، استقلال اطلاعات سیستم‌های موازی، باعث ایجاد مغایرت در ثبت‌های حسابداری متناظر با رخدادهای مالی می‌شود، زیرا این اطلاعات بر روی یکدیگر تاثیر گذار نبوده و تغییر در هر کدام از زیر سیستم‌ها، مستقل از دیگری می‌باشد.

به طور خلاصه می‌توان گفت: تمرکز داده‌‌ها و تاثیرپذیری همزمان آن‌ها از یکدیگر، جزءلاینفک یکپارچه سازی می‌باشد.

برای یکپارچه سازی ساختار یک سازمان، علاوه بر تغییر نگرش سازمانی، نیاز به یک سیستم خوش ساختار یکپارچه می‌باشد. این سیستم ، نیاز به طراحی با رویکرد یکپارچه دارد و این فرایند طراحی باید به کمک یک نگرش واحد، توسط تیم برنامه‌‌نویسی مدیریت شود.
بر این اساس و با توجه به تمامی ویژگی‌های عنوان شده برای یک سیستم یکپارچه، شرکت نوسا با بهره‌گیری از تجربه بیش از یک ربع قرن در طراحی و تولید نرم‌افزارهای مالی و با هدف یکپارچه سازی فرآیند‌های مالی، سیستم‌ یکپارچه مالی نوسا را به بازار عرضه نمود. همچنین در این راستا شرکت نوسا، همواره سعی بر آن داشته که علاوه بر محترم شمردن درخواست‌های مشتریان، صرفا به تعدد زیر سیستم‌های خود نیاندیشد، بلکه مستحکم و کم عیب بودن این سیستم‌ها را هدف اصلی در فرایند تولید نرم‌‌افزار، قرار دهد. به این ترتیب در حال حاضر، زیر سیستم‌های ارائه شده در این بسته یکپارچه عبارتند از:

حسابداری

دریافت و پرداخت

انبار

فروش

حقوق و دستمزد

 در سیستم مالی یکپارچه نوسا، علاوه بر اینکه می‌توان به صورت موازی و بطور مستقل، رخداد‌های مالی خود را در زیر سیستم‌ها ثبت نموده و گزارش گرفت، همچنین می‌توان در یک ساختار متمرکز، کل فرآیند مالی سازمان را در هر لحظه تحت کنترل، مدیریت و پردازش قرار داد.
لازم به ذکر است، برای نیل به هدف مذکور، نرم‌‌افزار نوسا، اطلاعات مالی را در یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز، ثبت و نگهداری نموده سپس با بهره‌گیری از ساختاری منحصر به فرد، این اطلاعات را به سرعت مورد پردازش لحظه‌ای قرار می‌دهد. این کار علاوه بر این‌که امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند، دسترسی صحیح و سریع به اطلاعات را نیز فراهم می‌نماید.
در کنار این ویژگی سیستم که کلیه اطلاعات در سرور اصلی (که می‌تواند در دفتر مرکزی باشد) ثبت می‌گردد، لازم است به این نکته نیز اشاره شود که حتی از دورترین نقطه جغرافیایی نیز می‌توان اطلاعات را همزمان وارد نموده و گزارش گرفت. البته لازم به ذکر است، هر کاربر با توجه به سطح دسترسی که برای او در نظر گرفته شده، می‌تواند اطلاعات را مورد پردازش و تحلیل قرار دهد.
به عنوان مثال فرض کنید، شرکت تولیدی آلفا دارای دفتر مرکزی در تهران می‌باشد؛ کارخانه اصلی این شرکت در کرج است و دو دفتر فروش در دبی و یزد دارد. حال مدیر این واحد تولیدی می‌خواهد در تمام مسافرت‌های خود لحظه به لحظه از اطلاعات مالی شرکت خود با خبر باشد؛ حتی مواردی را نیز با تایید نمودن یا عدم تایید، کنترل نماید.
خاطر نشان می‌گردد، در شرکت مذکور، کلیه دریافت و پرداخت‌‌ها و هزینه‌های غیر تولیدی، در دفتر مرکزی ثبت می‌شود. از طرفی عملیات مربوط به خرید مواد و کالا تا ساخت و خروج محصول، در انبار ثبت شده، همچنین کلیه رخدادهای مربوط به فروش نیز در دفاتر فروش تنظیم می‌گردد.
حال همانطور که گفته شد، مدیریت واحد انتظار دارد گزارشات مدیریتی و تحلیلی مورد نیاز خود که در خصوص فرآیند تولید، سود ناخالص و ... می‌باشد را در هر لحظه و در هر مکان جغرافیایی، به راحتی مشاهده نماید. همچنین بتواند بر اساس دسترسی‌هایی که در اختیار دارد، تغییرات موردنظر را اعمال کند.
از طرفی ممکن است، مدیر مالی نیز در نظر داشته باشد در هر لحظه، کلیه رخدادها را در قالب گزارشات حسابداری مشاهده نماید.

با امکاناتی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا فراهم آمده، فرآیندهای بالا بصورت بلادرنگ قابل اجرا است. همچنین به کمک تعاریفی که در سیستم بصورت پویا و به عنوان قانون اعمال می‌گردد، می‌توان کلیه موارد را تحت کنترل قرار داده تا امکان خطا به حداقل و سرعت ثبت‌های مالی به حداکثر برسد. بدین نحو که مثلا هنگامی که کاربر خزانه‌داری رخداد صدور چک را ثبت می‌نماید، ثبت بستانکاری مربوط به اسناد پرداختنی به طور همزمان در سیستم حسابداری قابل درج باشد.
همچنین زمانی که کاربر انبار، رسید خرید کالا را ثبت می‌نماید، بطور اتوماتیک، ثبت بستانکاری حساب‌‌های دریافتنی فروشنده مذکور، به همراه ثبت بدهکاری حساب موجودی مواد و کالا، در سیستم مالی قابل درج باشد.
از طرفی هنگامی‌که کاربر فروش که حتی می‌تواند یک اپراتور ساده باشد، فاکتور فروش صادر می‌کند، سند فروش با کلیه ملاحظات آن که شامل: مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی، تخفیفات متناظر، پورسانتها و ... می‌باشد، بطور اتوماتیک قابل ثبت باشد.
خاطر نشان می‌گردد، هنگام انجام کلیه ثبت‌‌های مذکور علاوه بر اینکه شرح به صورت اتوماتیک قابل درج می‌باشد، همچنین امکان کنترل همزمان کلیه مواردی که از قبل تعیین شده، مانند حداقل و حداکثر موجودی در انبار، اعتبار مشتری در فاکتورها، تطابق مبلغ و تاریخ سررسید چک‌‌ها در دریافت و پرداخت‌ها و‌... نیز در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
همچنین هر گونه تغییر در فروش، انبار و خزانه‌‌داری، بلافاصله در سند متناظر با آن نیز ثبت و ضبط می‌گردد. حال هر کاربر با توجه به سطح دسترسی که دارد، می‌تواند از حیطه سازمانی خود گزارش تهیه کند. علاوه بر اینکه مدیر مالی به راحتی می‌تواند فرآیندهای بالا را در قالب گزارشات جامع در نرم‌‌افزار حسابداری مشاهده نماید، همچنین مدیریت شرکت نیز می‌تواند گزارشات دلخواه خود را که در بردارنده اقلام مورد نیاز از تمام نرم‌افزارها می‌باشد، به صورت آنلاین ملاحظه و چاپ نماید. لازم به ذکر است، می‌توان بر اساس اطلاعات مذکور، نمودارهای آماری نیز اتخاذ نموده و یا اطلاعات را به اکسل انتقال داد.
به این ترتیب، با بهره گیری از یک سیستم یکپارچه، کل فرآیند مالی شرکت تحت کنترل قرار گرفته و پردازش‌های مطلوب جهت تصمیم گیری‌های آتی، اعمال می‌گردد.